Восстановление кадровых документов: дешево и бессмысленно или дорого и бессмысленно
Валентина Митрофанова
Так иногда бывает, что в один день с клиентами обсуждаешь один и тот же вопрос. Сегодня это было восстановление кадровых документов после «профессиональных» предшественников. Три обсуждения в один день. Тенденция, однако…
С одной стороны, понятно желание исправить ошибки предшественников, чтобы со всеми кадровыми документами все было нормально.
С другой стороны, надо ответить сначала на следующие вопросы:
▶ Зачем? ▶ Закроет ли это риски компании? ▶ Повлияет ли как-то на стаж работников и другие их права и гарантии? ▶ Насколько это трудозатратно (читай - сколько это будет стоить)? ▶ Можно ли восстановить документы таким образом, чтобы полностью устранить ранее допущенные нарушения?
Начнем с ответа на последний вопрос. Нет, нельзя.
Ответы на остальные вопросы, в том числе на вопрос «зачем?», сразу теряют смысл.
Давайте порассуждаем о порядке такого «восстановления»:
◆ Как вы будете восстанавливать документы на уволенных работников? Привлекать их, чтобы они их подписали? Или сделаете документы и положите в папки без подписи уволенных работников? А смысл?
◆ Как будете восстанавливать документы по текущим работникам? Будем делать вид, что они были в том самом году, то есть традиционно ставить старые даты и просить работников ставить старые даты? Тогда, поверьте лучше вообще не трогать ничего. Это такая анти-репутация перед своим коллективом, не говоря уж о том, что это уголовно наказуемое деяние называется «подлог документов».
◆ Что вы будете восстанавливать? Все документы? А зачем, например, восстанавливать документы, сроки хранения у которых короткие — 3-5 лет? Или зачем восстанавливать документы, которые в принципе не обязательны по закону (90% кадровых приказов, применяемых в компаниях, относятся к таким необязательным, например, приказы на отпуска и т.д.).
Такой процесс восстановления может быть дешевым, может быть дорогим, но он все равно будет БЕЗСМЫСЛЕННЫМ.
Есть смысл восстанавливать только 2 вида документов:
1
Трудовые договоры и трудовые книжки (если были утрачены) – потому что это документы, подтверждающие стаж работника, а нести социальную функцию защиты стажа работников мы обязаны в первую очередь;
2
Документы, которые должны были быть первичными для начисления работнику заработной платы (за последние 3 года), потому как риски, связанные с налоговыми санкциями, намного выше затрат на восстановление документов.
Остальные документы восстанавливать нет смысла. Но это не значит, что не надо приводить их в порядок. Просто это две разные процедуры.
Приводить в порядок кадровые документы имеет смысл точно, чтобы:
1
Защитить правовые риски компании, лично генерального директора и лично свои на будущее;
2
Выстроить нормальную рабочую систему администрирования кадровых документов на будущее;
3
Пересмотреть всю систему кадровых документов, убрать ненужное и сконцентрироваться на ключевых документах и процессах – на будущее.
Вот в этом точно есть смысл.
Но, как говорится, у богатых свои причуды.
Хотите восстанавливать бессмысленные старые документы, которые никто никогда у вас не потребует, документы, отсутствие которых не несет никаких рисков, создавая параллельно документальные и свидетельские доказательства подлога документов – восстанавливайте на здоровье. Но точно без меня.
Я за экономию времени, за смыслы и полезности. За будущее вашей системы кадровых документов.
P.S. И, кстати, слово "безсмысленно" целенаправленно написала через «з». Вот заодно и будет понятно, кто внимательно до конца читает посты.
Сервис "Персональный консультант" поможет разобраться в любых вопросах по трудовому праву в режиме реального времени, 24/7, быстро и профессионально.
Срок ответа – в течение 1 дня, в исключительных случаях, если ответ требует больше времени на подготовку – не более 3 дней
Неограниченное количество вопросов от одной компании
Формат ответа: письменные и устные (при необходимости) консультации в персональном чате бизнес-мессенджера "Битрикс", по электронной почте или иными способами по желанию заказчика
Гарантии: подготовка ответов командой опытных экспертов департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры", проверка качества ответов управляющим партнером компании Валентиной Митрофановой
Выгоды для заказчика: экономия времени и бюджета компании, повышенный шанс успеха в трудовом споре, снижение репутационных, финансовых и судебных рисков, успешное прохождение проверок, защита от штрафов