Простой, казалось бы, вопрос вызвал какие-то сложности и у работодателей, и у Минтруда.

Начнем издалека. Зачем нужен расчетный лист?

1. Выдача работнику расчетного листа – обязанность работодателя по закону (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Вопросы по его выдаче, соблюдению порядка утверждения и содержания есть в проверочном листе № 8, который применяет инспекция при плановых проверках.

2. Отсутствие подтвержденного факта выдачи расчетного листа может принести риски увеличения срока давности по нарушениям работодателя в области оплаты труда. Другими словами, если работник будет настаивать, что он «не знал, что ему не выплачивается…», и работодатель не сможет доказать, что работник «знал», так как может подтвердить его письменное информирование о составных частях заработной платы и иных выплат, срок давности с 1 года (по ст. 392 ТК РФ) может быть увеличен. Это неприятно.

В общем, расчетный лист надо выдавать.

Но что такое «выдавать»? В ст. 136 ТК РФ указано «письменно извещать». То есть устно нельзя, но письменная форма подходит любая, в виде:

• бумажного документа,
• электронного документа,
• электронного сообщения.

Понятно, что с учетом того, что такое вот «извещение» надо делать 2 раза в месяц при КАЖДОЙ выплате заработной платы и штат в компании может быть разный, а также работники могут работать удаленно от административных отделов, дистанционно и т.д., выдавать на бумаге мало кто может себе позволить.

Самая простая форма – электронный документ или электронное сообщение (разница между ними в том, используется ли при этом электронная подпись).

Поэтому логично, что, если у работников есть электронная почта, самый простой вариант – отправка по электронной почте. И Минтруд нормально к этому относился. Пример – письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 и др.

Но тут Минтруду задали вопрос о том, можно ли продолжать применять такой порядок информирования работника, если в компании не используется электронный документооборот или, что вытекает из сути вопроса, электронный документооборот есть, но работник не дал на него согласие?

Ответ Минтруда: нет, тогда нельзя (см. письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296). Цитата: «В ситуации, изложенной в обращении, считаем, что извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22.3 Кодекса».

Почему? Не очень понятно.

На расчетный лист не распространяются требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ, так как, по ст. 22.1, это не документ, для которого законом установлено ознакомление работника ПОД ПОДПИСЬ. Кстати, именно поэтому ранее Минтруд и «разрешал» отправлять его по электронной почте, с учетом того, что получение подписи работника не требуется. Но тогда и требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ на расчетный лист не распространяются.

В общем, запутались все. И Минтруд, и работодатели.

А ларчик просто открывается: ст. 136 ТК РФ не требует подписи работника, поэтому продолжайте спокойно информировать работников о составных частях его заработной платы по электронной почте.

Конечно, с учетом:

• защиты персональных данных;
• соблюдения возможности доказать получение работником такого расчетного листа (иначе задача 2 по срокам давности не будет достигаться);
• легализации такого способа информирования через ЛНА.