4 неделя: оптимизируемся. Проще внедряем изменения
Валентина Митрофанова

Основная проблема при проведении различных оптимизаций – неумение аргументировать, что это возможно.

Противная сторона (та, которая противодействует внедрению оптимизаций) наваливает много всяких аргументов:
  • всегда так делали;
  • суды требуют;
  • требуют инспекторы при проверках;
  • везде в интернете пишут, ссылаясь на этот документ;
  • в письмах Минтруда…;
  • аудиторы требуют и т.д.
И против таких аргументов часто не находится контраргумента. Ведь реально «суды требуют», «инспекторы требуют» и поэтому «всегда так делали». И аргументы типа «эффективнее», «оптимальнее», «сокращение трудозатрат» часто не встречают понимания, потому что это изменение сложившегося порядка, которое потребует перестройки порядка работы и мышления (чего никто не любит. Это не плохо и не хорошо. Просто это так, да и все).

Так как же внедрить изменения при активном сопротивлении?
  • 1
    Не загораться эмоционально
    Все аргументы, которые приводятся противоположной стороной, имеют право на существование. Да, так было очень долго. А как это сейчас – опыта практически ни у кого нет, поэтому и опираются на безопасное – то, что уже известно. Это нормально;
  • 2
    Не спорить, что это не так
    Проиграете. Потому что так было и иногда есть и сейчас;
  • 3
    Не доказывать с пеной у рта, что ситуация на рынке изменилась
    Это неощущаемо в фактическом опыте, а значит, слова пустые. Мы же не сможем с вами привести в качестве доказательства какой-то государственный акт, где будет написано, что «приказ на отпуск является необязательным документом, и суды, и инспектора не могут требовать их у работодателя». Не сможем, потому что нет такого акта.
И что делать?
  • 1
    Предлагать теоретическую апробацию
    Давайте попробуем описать процесс оптимизированно, все вместе потом его оценим с точки зрения всех рисков. Кто напишет? Я, естественно. От вас это не потребует дополнительного времени. А потом, когда напишу (отрисую) обсудим;
  • 2
    Подтверждать, что вы слышите их аргументы, они важны и, конечно, новый апробационный процесс проверим на все эти риски;
  • 3
    Брать всю работу и ответственность на себя
В таком посыле спорить-то не с чем. Вы не предлагаете все сломать. Вы не говорите, что они дураки и ничего не понимают. Вы ничего от них не хотите, кроме еще раз обсудить через какое–то время. Но мысль вы уже им в голову посадили! Это шаг №1.

Шаг №2. Общаться в процессе разработки алгоритма

«Я сделал перечень документов, которые мы оформляем. По каждому из них написал, где, в каком нормативном акте данный документ отражен как обязательный. Посмотрите. Может, я что-то пропустил, а то у меня получается, что ни один документ в процессе не обязателен по закону (или только один обязателен по закону). Что для снятия ваших рисков при … важно учесть?».

Шаг №3. Предлагаем готовое решение не теоретически, а с четкими понятными шагами

Для начала, чтобы не уходить опять в обсуждение «невозможно, много рисков», делаем презентацию:

1. Стандартный алгоритм, который есть сейчас;
2. Обязательные документы по закону с прямыми ссылками и те, которые по закону не обязательны;
3. Алгоритм предлагаемый (не «ведитесь» на вопросы, скажите, что на все вопросы ответите в конце);
4. Отрабатываем сразу алгоритм «как проходим проверки» (показываем проверочные листы, что там нет вопроса о наличии такого документа вообще или как сформулирован вопрос об этом документе, факте);
5. Отрабатываем тему «а что в судах» (какие документы будем предъявлять в подтверждение своей правоты);
6. Отвечаем на вопросы.
Даже если команда категорически откажется внедрять весь оптимизированный алгоритм, предложите небольшое изменение (хотя бы одно). Даже это будет началом вашей будущей победы!

Предложите вернуться к обсуждению месяца через 2-3, когда посмотрите, как сейчас (с этим небольшим изменением) происходит работа.

Скажете, долго?

Зато действенно и эффективно. Насильно внедрить что-то очень сложно, будет саботаж, недовольство и т.д.

А так в средне- и долгосрочной перспективе выходит намного эффективнее!
И проще.

Главное — слушать своих оппонентов и уважать их мнение, понимая, почему им страшно и они не хотят этих изменений. Если вы поймете, почему они так себя ведут и будете отрабатывать именно это, а не давить, то даже если не сможете сделать их в последующем своими союзниками, то и не получите их в качестве противников.
АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Обучение
Бизнес проекты
Услуги
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова
Назад