3 неделя: решения на уровне бизнес-партнеров. Создание правовой безопасности

Валентина Митрофанова

Самая близкая для нас и понятная задача – создание правовой безопасности компании. Сюда вписываются:

▶ Контроль и реализация изменений трудового законодательства;
▶ Аудиты и подготовка к проверке инспекции труда и других контролирующих органов: Роскомнадзора и др.;
▶ Трудовые споры и действия по защите интересов работодателя в случае возникновения трудового спора.

Но…. почему это не вопросы стратегического уровня? Потому что они узкофункциональны (по крайней мере, так их оценивает руководство).

Поэтому варианта два:
  • 1
    «Поднять» (объяснить), как эти вопросы влияют на стратегическую безопасность компании;
  • 2
    «Подняться» самим до уровня более широких вопросов правовой безопасности, выйдя за пределы рисков в области трудового законодательства.

Можно идти по одному варианту, можно миксовать – смотрите, на что готовы. Проблема первого варианта заключается не только в том, что мы не умеем это «продавать», а в том, что риски, которые тут возникают, не угрожают существованию и благополучию компании (исключения бывают, но очень редко).
Невозможно объяснить руководителю компании, как штраф в 100 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства угрожает правовой безопасности компании.

А вероятности умножения штрафов за каждое нарушение и выход их за пределы миллиона(ов) — все еще пока благодаря принятому подходу в инспекции труда) — большая редкость, о которой не трубят из всех источников. Такие тяжелые ситуации остаются проблемой конкретной компании, которой «не повезло».

Можно рассказывать о стратегических «закладках» будущих правовых рисков, которые реализуются уже 5 лет:
  • Установление организациям категорий риска;
  • Ранжирование выявленных нарушений по категориям риска;
  • Выстраивание системы индикаторов риска для выявления потенциальных нарушений;
  • Сбор цифровой информации о нарушениях компаний из всех источников (мониторинг безопасности), и т.д.

Но эти правовые риски, которые реализуются в будущем, пока не очевидны для бизнеса с позиции «и чем нам все это грозит» и «когда это будет проблемой».

Так как сейчас идет только этап апробации всех этих инструментов и сбора цифровых данных, то сейчас вкладываться в предотвращение этих рисков мало какая компания готова — «сейчас это не выливается в серьезные проблемы для нашей компании». Мы привыкли жить текущим днем, не планируя свою безопасную деятельность в далекой или ближайшей перспективе.

Если ваш руководитель слышит эти аргументы – отлично. Работайте в этом направлении.

Вот рекомендуемый план организации работы внутри компании по:
  • Контролю за всеми цифровыми отчетами: проверять корректность информации в них, непротиворечие одних данных другим, контроль сроков;
  • Контролю за индикаторами риска и построение работы внутри компании, чтобы такие индикаторы не «выстрелили» вовне;
  • Контролю всей информации о компании в цифровом пространстве;
  • Целенаправленному формированию «образа добросовестной компании» через инициирование профилактических визитов, проведение самообследований и т.д.

По сути это значит появление такой функции как «формирование цифрового образа компании для обеспечения стратегической правовой безопасности организации».

Можно взять в работу отдельную, близкую к нам область правовой безопасности – информационную безопасность, например:

◆ Участие в организации системы по защите персональных данных;
◆ Участие в организации системы защиты коммерческой тайны;
◆ Участие в организации системы защиты иной конфиденциальной информации.

Здесь будут близкие для нас задачи:

  • Определение перечня охраняемой по закону информации;
  • Разработка локальных актов по их защите;
  • Разработка и подписание обязательств о защите такой информации работников, которые к ней допущены;
  • Прописывание в должностных инструкциях таких работников ответственности за обеспечение защиты такой информации.

Если готовы осилить более широкий уровень, то можно зайти в разработку локальных актов по «Функциональной правовой безопасности»: положения, регламенты, корректировку должностных инструкций разработать по ключевым функциям (структурным подразделениям).

Для того, чтобы разработать такие локальные акты, необходимо:
  • 1
    Определить области правового риска: налоговые, гражданские, уголовные, административные — по каждому функциональному направлению в вашей компании (или нескольким основным);
  • 2
    Составить карту правовых рисков в разрезе каждого функционального подразделения;
  • 3
    Определить, какие правовые риски в этом функциональном подразделении берете как ключевые, второстепенные, незначительные (чаще всего на практике, вспомните хотя бы нашу функцию — внимание обращается на привычные вещи, без стратегического взгляда на более высокие правовые риски, поэтому их надо обозначать (подсвечивать);
  • 4
    По ключевым рискам разработать маркеры оценки этого риска — как будет рассчитываться, что риск исключен (минимизирован),
  • 5
    Руководителям функциональных подразделений описать в должностных инструкциях:
    • Знание ключевых правовых рисков;
    • Умение их предотвращать;
    • Применение результатов оценки уровня такого риска в оценке труда руководителя функционального подразделения.
АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Обучение
Бизнес проекты
Услуги
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова
Назад