4 неделя: оптимизируемся. Переходим хотя бы частично на электронную форму
Валентина Митрофанова

Те, кто уже применяет КЭДО, возможно, уже почувствовали эффект от перехода на электронную форму. Почему «возможно, почувствовали»? Потому что КЭДО можно внедрить по-разному:
  • 1
    С умом. Не создавая правовые риски и не дублируя оформление тех же самых документов в бумажной форме (я бы сделала исключение только для трудового договора);
  • 2
    Как могли, так что эффект не очень-то понятен (в лучшем случае) или трудозатраты на администрирование кадровых процессов только увеличились.
Давайте еще раз о базе:
  • КЭДО и электронное взаимодействие — это разные вещи
    КЭДО — всегда с электронной подписью сторон и/или работника. Электронное взаимодействие — это письменные сообщения, в том числе официальные, по электронной почте, корпоративным социальным сетям, через личный кабинет в корпоративной информационной системе, но БЕЗ электронных подписей работника;
  • Есть разница в реализации внедрения
    Для КЭДО есть жесткая процедура внедрения – читайте ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. Для электронного взаимодействия — надо просто его легализовать в компании через локальные нормативные акты и ознакомить работников с этими локальными актами под роспись;
  • Особенности использования
    Только для ряда документов, перечисленных в ст. 22.3 ТК РФ, требуется жесткое использование правил внедрения КЭДО и видов электронных подписей с каждой стороны. Все остальные обычные кадровые документы (как правило, около 80%) абсолютно спокойно могут существовать в виде электронных сообщений и электронного взаимодействия.

Поэтому, если КЭДО внедрять дорого, страшно и т.д., то попробуйте в следующем году завести в систему электронного взаимодействия (читайте наш кейс), для которой не требуются электронные подписи, какую-нибудь процедуру из указанных ниже (или несколько):
  • 1
    Служебные поездки;
  • 2
    Привлечение к сверхурочной работе;
  • 3
    Предоставление дополнительных выходных дней по просьбе работника;
  • 4
    Отпуска без сохранения заработной платы;
  • 5
    Привлечение к работе в выходные и нерабочие дни;
  • 6
    Командировки;
  • 7
    Ежегодные отпуска.
Указала в порядке возрастания «страха» по логике, что на первом месте самые нестрашные с правовой точки зрения процедуры.


Как запустить процедуру в электронное взаимодействие?

  • 1
    Разработать локальный акт, который описывает способы такого взаимодействия. Что это у вас — электронная почта, корпоративная социальная сеть, через личный кабинет в корпоративной информационной системе?
  • 2
    Ознакомить работников с порядком взаимодействия по этой процедуре и должностных лиц, которые сопровождают этот процесс;
  • 3
    Запуститься.
Вот и все. Через пару месяцев можно сделать по следующей кадровой процедуре переход на электронное взаимодействие. Вы даже не поверите, какое количество времени вы оптимизируете за следующий год!

Работайте проще!

Если по КЭДО нужно больше информации – у нас есть книги:
Кадровое делопроизводство: КЭДО, проверки и суды, Кадровое делопроизводство: эффективность и цифра
и обучающие курсы.
АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Бизнес проекты
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова