Вас назначили директором по персоналу. Как принять дела?
Валентина Митрофанова
В принципе, это касается, наверное, любого руководителя (да и не только), который, устраиваясь на работу, принимает на себя ответственность за состояние дел в определенной функции.
Типичная картинка «прием дел» выглядит следующим образом: «сначала впишемся, а потом разберемся». Потом стандартно много времени уходит на погружение, знакомство, изучение специфики и т.д. А все это время в отделе что-то происходит, деятельность не остановлена, все работает так, как и работало раньше до вас, но… ТЕПЕРЬ ЭТО ВАША ЗОНА ОТВЕТСТВЕННОСТИ.
Причем не в фигуральном, а в прямом смысле. Если во время вашего руководства совершаются какие-то нарушения, это административная (и не только) ответственность руководителя.
Поэтому, как бы банально это не выглядело, но очень важно, вступая в должность оформить ПРИЕМ - ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ.
Конечно, можно переживать:
«у кого принимать документы и дела, если предшественник уже уволен?»;
«а как к этому отнесется работодатель, типа, я хочу снять с себя ответственность за что-то?»;
и др.
Конечно, можно этого ничего и не делать, дело ваше, но вся моя практика показывает, что это крайне полезное мероприятие с разных точек зрения: репутационных, психологических, профессиональных и т.д.
Вообще такую приемку дел лучше делать до того, как вы официально вступили в должность, потому что на этапе такой приемки иногда можно адекватно ответить себе на вопрос:
Готовы ли вы в это ввязываться?
Понятны ли вам масштабы работы для исправления?
Есть ли с кем вам это исправлять (квалифицированная ли команда или нет)?
Соответствует ли согласованный размер зарплаты объемам работы?
Итак, как организовать процедуру:
1
Сделать мини-аудит с описанием состояния дел (документов), которые вы принимаете;
2
Оформить результаты такого аудита в виде акта;
3
Со стороны передающей стороны оптимально, чтобы был фактический руководитель, на место которого вы заступаете, но если его нет – иное лицо, либо уровня выше (директор), либо уровня ниже (если директор не хочет), назначенный директором;
4
Вы подписываетесь как принимающая сторона;
5
На основании такого акта сразу делайте календарный план необходимых корректировок или сроки проведения углубленного аудита отдельных вопросов;
6
Согласовываете такой план с руководителем, определяя приоритетные вопросы и оговаривая сроки выполнения того, что не относится к первому приоритету.
Итак, вуаля. Что мы получили:
Показали объективную картинку состояния «до вас» руководителю;
Показали свой серьезный системный профессиональный подход и знания;
Показали, что вы понимаете, как исправить «косяки» и согласовали, сколько на это надо времени (и здесь же, может, согласовали необходимые ресурсы);
Защитили себя от ответственности за «хвосты» предшественника (что тоже крайне важно).
Даже если по каким-то причинам вы не можете задокументировать состояние, в котором вы принимаете дела, то хотя бы опишите это состояние дел, в котором фактически дела были приняты в течение короткого времени после назначения.
Во-первых, профессионал, чтобы двигаться куда-то, должен понимать точку «ноль», что там у вас, какой кот в мешке, в каком состоянии дела и риски, чтобы понимать необходимые инструменты для этого самого движения. Ну, согласитесь как управленец, что очень странно рисовать план движения без оценки текущего состояния. А также непонятно, как оценивать динамику, что такое «хорошо» и что такое «плохо».
Во-вторых, мы с вами несем ответственность за нарушения максимум в виде административных санкций, а вот руководитель организации может нести ответственность вплоть до уголовной за нарушения, допущенные в области управления персоналом. Поэтому некое информирование его о состоянии дел и рисках является нашей профессиональной обязанностью. И профессиональной честью.
Мое мнение.
А вообще это, конечно, ваше дело, как вы там вступаете в должность. Это ваши персональные риски, риски вашей компании и риски руководителя вашей компании.
Сервис "Персональный консультант" поможет разобраться в любых вопросах по трудовому праву в режиме реального времени, 24/7, быстро и профессионально.
Срок ответа – в течение 1 дня, в исключительных случаях, если ответ требует больше времени на подготовку – не более 3 дней
Неограниченное количество вопросов от одной компании
Формат ответа: письменные и устные (при необходимости) консультации в персональном чате бизнес-мессенджера "Битрикс", по электронной почте или иными способами по желанию заказчика
Гарантии: подготовка ответов командой опытных экспертов департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры", проверка качества ответов управляющим партнером компании Валентиной Митрофановой
Выгоды для заказчика: экономия времени и бюджета компании, повышенный шанс успеха в трудовом споре, снижение репутационных, финансовых и судебных рисков, успешное прохождение проверок, защита от штрафов