1 неделя: избавляемся от «лишних» страхов

Валентина Митрофанова

Мы обсудили:

1. От каких приказов можно избавиться;
2. Под какими приказами можно исключить подписи работников;
3. Для каких документах можно не брать подписи работников;
4. Какой документ можно исключить.

Советы были из разряда самых простых. В каждой из указанных тем можно углубляться еще больше и список расширять, но я прекрасно понимаю, что даже такие простые документы или действия убрать очень сложно, по разным причинам.

Но осуществлять такие перемены помогает видение цели. Если вы ответите на вопрос «для чего», станет проще и самому смириться с отказом от привычных действий, и убедить других будет проще.

Конечно, мы не избавляемся от этих документов и действий, чтобы сократить количество кадровых специалистов. Это утопия. Но сейчас заниматься не рискованными или низкорискованными кадровыми процессами и документами – большая роскошь, поверьте, которую никто не может позволить себе в сегодняшней ситуации изменения законодательства и актуальных задач.

Слишком много у нас незакрытых дыр в тех же самых кадровых документах и процессах, гораздо большей значимости для работодателя и гораздо больших рисков. Об этом будем говорить дальше.

Но пока давайте избавляться от лишних «страхов». Пока мы не избавимся от них, я прекрасно понимаю, что мои предыдущие 4 совета так и останутся просто советами, которые смогут внедрить единицы.

Итак, какие страхи связывают нас с документами:
  • 1
    Запрашивает инспекция труда, и их не убедить, что документ (подпись) необязательна;
  • 2
    Запрашивают суды в качестве доказательства;
  • 3
    Сопротивляется бухгалтерия, потому что им нужны документы для произведения выплат и оформления процессов в бухгалтерии. А у них запрашивают аудиторы и налоговая инспекция.
Рассматриваем по порядку.
  • 1
    Запрашивает инспекция труда. Инспекция может запрашивать:

    • При плановой проверке. На проверки у нас сейчас мораторий. Проверяются только организации высокой категории риска. Проверки проходят с применением ТОЛЬКО проверочных листов. Ни в одном из проверочных листов, утвержденных приказом Роструда №20, нет вопроса по проверке наличия данных документов. Вероятность — низкая.
    • При внеплановой проверке (чаще при конфликте). По всем указанным выше документам сложно представить конфликт, по которому работник будет жаловаться в суд. Да и мораторий у нас на проверки по жалобам. Вероятность — практически отсутствует.
  • 2
    Трудовой спор

    Сложно даже вообразить такой спор, при котором могут запросить приказ об отпуске. Но даже если что-то такое теоретически может быть, всегда есть возможность предоставить документ (учетная политика, локальный акт), который устанавливает порядок документирования кадрового процесса с указанием видов документов. И на этом основании предоставлять в подтверждение те документы, которыми можно доказать какой-то факт.
  • 3
    Бухгалтерия

    А вот это уже ближе к сути страхов. Они близко, рядом. И они против. Надо с ними сотрудничать. Не идем к ним с идеями, а делаем проект локального акта с описанием оптимизированного кадрового процесса.

    Ссылаемся в этом локальном акте на ст. 9 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в части того, что все документы в процессе соответствуют требованиям первичных учетных документов. И с готовым документом идем к ним обсуждать (спрашивать совета, консультироваться). Хотя бы начните. И на их языке, естественно, поэтому и ссылаемся на их закон, а не на свои желания.

    Конечно, может и не получиться, но чаще всего получается. Если дружелюбно и сотрудничая, вникая и в их боли, что-то делать. Не получится отменить приказ на отпуск — сторгуетесь на отмену подписи работника под приказом и т.д. Не консенсус, но компромисс тоже иногда отлично. А через полгода снова можно вернуться к обсуждению.

Как и писала, я только показываю варианты, выбор вы делаете сами!
АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Бизнес проекты
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова