1 неделя: исключаем «лишние» подписи в других документах

Валентина Митрофанова

Исключаем «лишние» подписи в других документах:

Как понять, что подписи «лишние», точнее, необязательные под этим документом?  Принцип тот же:

  1. По закону не требуется даже сам документ, не то что подписи;
  2. Документ обязательный по закону, но требований в законодательстве по подписанию работником нет;
  3. Наличие (отсутствие) подписи не закрывает никаких рисков.

Но сегодня возьмем более сложные виды документов, по которым инициативы, согласия до издания документа не было, это именно документы работодателя.

Изучаем следующие кадровые документы:

  • График сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • График вахты (при наличии) (ст. 301 ТК РФ);
  • Расчетные листы (ст. 136 ТК РФ).
Анализируем:

  1. По закону требуются эти документы? Да, все документы требуются, если, конечно, в организации применяется график сменности или работа вахтовым методом.
  2. Есть ли требования в законодательстве по подписанию работником этих документов? Нет — по всем указанным выше документам. По графикам сменности и графикам вахты есть требование ознакомить работника за определенный период, но нет требования ознакомления ПОД РОСПИСЬ.
  3. Наличие (отсутствие) подписи закрывает какие-нибудь риски? Теоретически да, именно наличие подписи работника будет служить доказательством ознакомления работника. Причем по первым двум - еще и соблюдения сроков ознакомления (если, конечно, такую дату ознакомления работники своей рукой ставят при подписании графика сменности и графика вахты).

Как выполнить последнее, если не вручать под подпись?
  • Использовать КЭДО – эффективность сбора подписей увеличивается в разы;
  • Отправлять по иным средствам электронной связи (электронная почта, корпоративные соцсети, корпоративные информационные системы) без использования электронных подписей
    Главное — легализовать такой способ ознакомления через локальные акты. И все «следы» такой отправки тоже остаются, так что доказать, что работодатель вовремя ознакомил работника, всегда можно. Эффективность по сравнению со сбором собственноручных подписей под бумажным документом также выше в сотни раз (даже не в десятки, а именно в сотни);
  • Использовать иные легализованные способы ознакомления: публикации, уведомление через смс, диспетчерское уведомление и т.д.
    Главное, опять же, легализация этого способа.

Как легализуются способы ознакомления?

  1. Прописать данный способ в ПВТР, с которым работник знакомится под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора по ст. 68 ТК РФ;
  2. Иногда (для собственного спокойствия и подстраховки) можно внести условие о порядке ознакомления в трудовой договор (не обязательно, но можно).


Что даст исключение подписи работника под бумажным документом?

  • Гигантскую экономию времени на сборе подписей
    У нас в одном проекте трудозатратность сократилась с 90 часов по году до 2 часов! В зависимости от того, как построите процесс, данные могут быть и менее впечатляющими, но они будут все равно впечатляющими;
  • Экономию бумаги
    Шутка, конечно, но в каждой шутке есть только доля шутки;
  • Экономию папок, места для хранения всей этой макулатуры
    Тоже вроде несущественно, но опять же, все зависит от объемов каждой компании.

Ну и опять же. Для всех, что «а нам удобно», «нам нравится», «мы привыкли» и т.д. – пожалуйста! Запрета на ознакомление с этими документами работников под собственноручную подпись нет. Этот способ является «обычным», «сложившимся», «так всегда делали» и т.д.

Но можно этого и не делать (при правильной организации процесса), не потеряв ни 1% возможности защиты своих рисков при конфликте и доказательства того, что работник был ознакомлен!
Даже скажу вам крамольную идею – ознакомление под подпись не является 100% гарантией доказательства того, что вы ознакомили работника с соблюдением сроков. А вот электронные документы и электронное сообщение позволяет с учетом «следов» и «меток времени» часто доказать то, что доказать с бумажными документами крайне затруднительно или невозможно!
Как и писала, я только показываю варианты, выбор вы делаете сами!
АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Обучение
Бизнес проекты
Услуги
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова
Назад