1 неделя: исключаем «лишние» документы, процессы

Валентина Митрофанова

В этой теме очень много всяких возможностей и резервов. Но наша задача — увидеть самые типовые и повторяющиеся. И, конечно, лидером тут, как ни крути, являются письменные уведомления работников о начале отпуска.

А если соединить это еще и с тем, что некоторые компании такие уведомления делают перед каждой частью отпуска, который заранее, еще на этапе разработки графика отпусков, был разделен, то трудозатратность вообще зашкаливает.

Опять же, если после первого совета ну никак вы не готовы отказаться от приказа на отпуск и после второго совета не готовы не брать подпись работника под этим самым приказом на отпуск, да еще и оставляете письменные уведомления о начале отпуска, которые вручаете работникам под роспись, то картина вообще из разряда «сюрреализма»:

  • Мы будем продолжать вести необязательные приказы,
  • Мы будем под необязательными приказами собирать необязательные подписи,
  • Мы будем дополнительно делать отдельные письменные уведомления, с которыми работников будем знакомить под роспись.

Зачем? Что это за мания такая?

С уведомлением, конечно, можно дать прямую ссылку на обязательность уведомления работника о ежегодном отпуске не позднее чем за 2 недели до начала отпуска — причем под роспись, как требует ст. 123 ТК РФ, но давайте разберем по кусочкам требования этой нормы:
  • «О времени начала отпуска работник должен быть извещен» - речь идет об уведомлении, когда отпуск предоставляется ПО ГРАФИКУ и работник не знает о том, на какой период (дату) запланирован его отпуск, вот мы его и извещаем;
  • «…под роспись….» - то есть подпись спокойно может быть и электронной, но может быть и собственноручной;

  • «не позднее чем за 2 недели до его начала» - то есть ознакомление раньше чем за 2 недели тоже возможно, главное, чтобы такое уведомление было «не позднее».

Причем обратите внимание: нигде не написано что-то типа «работодатель обязан с УВЕДОМЛЕНИЕМ об отпуске ознакомить……». Речь вообще идет об «извещении работника». То есть такого отдельного документа как «уведомление» закон не называет. Но на практике многие делают именно форму документа «уведомление об отпуске».

Можно использовать отдельный документ для такого извещения? Можно, как один из возможных вариантов выполнения данного требования закона. Но обратите внимание, что из всех возможных вариантов выполнения требований законодательства, издание в бумажном виде отдельных «уведомлений», с которыми работодатель знакомит работников под собственноручную подпись – самый трудозатратный вариант.

А какие тогда есть варианты по выполнению требований законодательства, но при этом без оформления тех самых отдельных уведомлений?
  • 1
    Если вы оставляете приказы на отпуск и ознакомление работника с приказом, можно просто издавать такой приказ заранее, чтобы соблюдался срок 2 недели, и этим закрывать выполнение требования об ознакомлении;
  • 2
    Можно знакомить работника с графиком отпусков после его утверждения. Например, удобно из утвержденного графика сделать выписки по подразделениям, добавить листы ознакомления и отдать в подразделения. И картинка по подразделению будет у руководителя, и ознакомит всех под роспись сразу же одномоментно в начале года, а дальше напоминать об отпуске можно будет уже устно.
  • 3
    Можно отправлять извещение в КЭДО, если применяете электронные подписи. Трудозатратность по сравнению с бумажными уведомлениями ниже в сотни раз.

Одна компания, например, извещает с применением электронной почты (КЭДО нет, электронных подписей нет), но подпись о таком извещении берет в отдельном журнале у руководителя подразделения. Вроде странный способ, но трудозатратность при таком способе по сравнению с бумажным уведомлением компания сократила в 5 раз. Почему бы и нет тогда?

Ну и еще важно:
  • не надо делать таких извещений, когда отпуск дается не по графику, а по просьбе того же работника — глупо извещать работника о том, о чем он сам попросил;
  • не надо делать никаких извещений, когда стороны договорились о переносе отпуска с ранее запланированных дат. Если работник согласился на такой перенос, то он, как-нибудь уже извещен об этом;
  • не надо делать никаких извещений, если вы в принципе график отпусков делаете на основании пожеланий работников, о чем они уже подали вам заявления, и вы им подтвердили на это согласие. Тоже странно, наверное, после этого считать, что работник не знает о плановых сроках отпуска.
Предваряя сразу «а у нас инспекция….»… Да пора уже научиться разговаривать с инспекцией через призму закона, а не того, как конкретный инспектор толкует норму закона. Есть закон! Если вы не готовы свои интересы и позиции защищать, это же ваше решение, зачем вы потом пишете, что это невозможно сделать, потому что «у нас инспекция»? Это возможно. Просто именно вы не хотите, не готовы и т.д. Это ваш выбор. Я с уважением к нему отношусь, но это же не значит, что от этого норма закона и мой совет должны измениться. Просто для вас этот совет не подходит, по каким-то вашим причинам.
У богатых свои причуды и, если у вас куча времени, и все, что требовалось по законодательству, уже реализовано, и просто надо чем-то заняться, то почему бы и не оформлять эти бумажные уведомления.

Хотя, с моей точки зрения, все-таки и в этом случае – нет. Бумагу жалко. Сколько можно деревьев спасти, если прекратить бессмысленное и беспощадное оформление лишних документов.

Как и писала, я только показываю варианты, выбор вы делаете сами!
АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Обучение
Бизнес проекты
Услуги
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова
Назад