1 неделя: исключаем «лишние» подписи в приказах

Валентина Митрофанова

Как понять, что подписи «лишние», точнее, необязательные под этим документом?

1.   По закону не требуется даже сам документ, не то что подписи;
2.   Документ обязательный по закону, но требований в законодательстве по подписанию работником нет;
3.   Наличие (отсутствие) подписи не закрывает никаких рисков.

Анализируем через призму этих трех вопросов следующие кадровые документы:
  • Группа приказов, обязательных по закону:
    • Приказы о командировании (п.3. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»);
    • Приказ о привлечении к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (ст.113 ТК РФ).
  • Группа приказов - необязательных по закону (их можно было бы включить и во вчерашний список, но тут сопротивления всегда больше, поэтому пока, щадя ваши нервы, включаю в эту группу):
    • Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам;
    • Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
    • Приказы о предоставлении дополнительных выходных дней;
    • Приказы о совмещении;
    • Приказы о премировании.

Анализируем:

1.  По закону требуется этот приказ? За исключением первой группы – нет.
2.  Есть требования в законодательстве по подписанию работником этих приказов? Нет, по всем указанным выше документам.
3.  Наличие (отсутствие) подписи закрывает какие-нибудь риски? Нет. Сам факт, событие, просьба, согласие будет оформлено в виде заявлений работника, согласий, информирований и т.д. и отражено в табеле учета рабочего времени. Этого достаточно для подтверждения факта этого события, а заявление работника будет подтверждать его инициативу (если это требуется).

То есть эти приказы можно оставить (пока), но подписание работником убрать. Что это даст?

1.Бухгалтерия будет довольна, так как привычные приказы остались;

2.То, что приказы будут подписаны со стороны работодателя должностным лицом, соответствует требованиям придания документу юридической силы, и его спокойно можно будет применять как первичный учетный документ, предоставлять в госорганы, инспекцию, суды и т.д.

То, что будет исключена подпись работника, сэкономит в среднем администрирование конкретного документа процентов на 60%, а то и 80%, если оформляете их в бумажном виде, а не в электронном.
Главное — корректно это оформить. А именно, если документ остается, но исключается из него какой-то реквизит, например, подпись работника, не забудьте свою типовую форму без этого реквизита утвердить в организации!

И кстати, если вчерашний совет оказался для вас «слишком» и отказаться от вчерашних приказов вы никак не можете, то хотя бы исключите подписание этих приказов работником.

Напоминаю, о каких приказах идет речь:
  • Приказ о приеме на работу;
  • Приказ о ежегодном отпуске;
  • Приказ об отпуске без сохранения заработной платы;
  • Приказ о переводе;
  • Приказ о сверхурочной работе.

Ну и опять же — для всех «а нам удобно», «нам нравится», «мы привыкли» и т.д. – пожалуйста!

Запрета на ведение этих приказов нет, так же как не является нарушением ознакомление работников с этими приказами под роспись. Но это избыточно!

Как и писала, я только показываю варианты, выбор вы делаете сами!
АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Бизнес проекты
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова