Как правило, в организациях сейчас используется смешанное делопроизводство, когда часть документов ведется в классическом бумажном варианте, а часть — уже в виде электронных документов и/или электронных сообщений.

И сегодня объективно самая распространенная практика при внедрении КЭДО – использование электронных документов и «для подстраховки», «на всякий случай» и т.п. дубляж этого же документа в виде бумажного экземпляра. Для нескольких документов в этом есть смысл, но не для всех. Иначе никакого экономического эффекта от внедрения КЭДО просто физически не происходит, компания значительно увеличивает трудозатраты по ведению кадрового делопроизводства, увеличивая затраты времени и ресурсов в расчете на каждую кадровую процедуру (документ), которые ведутся таким образом.

У многих такое дублирование связано с появлением так называемых гибридов. Гибриды – это один вид документа, который оформляется для отдельных работников в бумажном виде, для других — в электронном виде.

Такая практика пошла, когда компании стали внедрять КЭДО по процедуре, установленной в ст.22.2 ТК РФ – спрашивать согласие работников. Часть работников могла такое согласие не дать, отсюда и сохранились бумажные документы таких «отказников». Даже если при внедрении КЭДО в компании 100% работников дали согласие на него, такие риски все равно сохраняются от вновь принимаемых работников.

Итак, если у вас есть гибриды, порядок формирования таких дел (папок) тоже должен быть особый – см. Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 № «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» - ст. 159-161.

Алгоритм оформления дел будет следующим:

То есть в организации при применении гибридов остаются и бумажные документы, и в отдельном электронном деле ведется формирование, классификация и учет электронных документов и электронных сканов бумажных документов.

При этом варианте, который установлен нормативно, как минимум, уже не требуется делать обратный перевод или дубляж электронных изначально документов в бумажные.

А именно по такому варианту многие идут, когда или в принципе дублируются одни и те же документы в оригинальном виде в двух форматах, или те документы, которые оформлены в электронном виде, распечатываются и подшиваются в бумажные дела. Так просто привычнее и понятнее.

Может это звучит все очень сложно, но на практике это не так сложно. Главное, чтобы не увеличивать себе работы, вопросов и печалей, предварительно все-таки разделить все документы на группы:

А также (не устану об этом повторять) для начала разделить все документы, которые формируются в организации в принятой системе делопроизводства на те, для которых:

Соответственно, при правильном таком разделении вы поймете, что количество документов, от которых работник может отказаться, в применении в КЭДО очень незначительное. А значит, заморачиваться с гибридами придется не по всему спектру кадровых документов, а только по 7-15 видам документов.

Да и то, с учетом сегодняшней нормативной ситуации я бы трудовые договоры точно не заводила бы в чисто электронный формат. Но это уже другая история.