Электронное взаимодействие — по факту есть, но как официальный инструмент управления не применяем. Почему?


Валентина Митрофанова

Сейчас уже редко какая компания не использует вообще ни один из элементов электронного кадрового делопроизводства и/или электронного взаимодействия.

То, что эта сфера плотно вошла в нашу профессиональную область – уже очевидно, мало кто остался на чисто бумажном делопроизводстве и даже не взаимодействует через информационные системы, электронную почту и иные средства информационного взаимодействия.

Но, несмотря на это, до сих пор слабо урегулированы внутри компании такие вопросы:
  • Прописание в локальных актах способов взаимодействия, применяемых в конкретной компании,
  • Легализация официального взаимодействия: постановки задач, отчетов и т.д. через информационные системы.
Не устану повторять, что не все кадровые процедуры и не все кадровые документы надо заводить именно в КЭДО с применением электронных подписей. Для 80% применяемых в обычной практике кадровых документов, если уж вы не хотите ни в какую их исключать из делопроизводства, возможен формат использования официальных электронных сообщений без применения электронных подписей.

То есть больше половины всех официальных вопросов в управленческом и кадровом взаимодействии может решаться в порядке сложившегося электронного взаимодействия. Все, что надо – только дотянуть локальные акты, чтобы это:
  • Было легально,
  • Защищало правовые риски,
  • Давало возможность применять к работникам официальные меры.
Ну, а если более простым языком задать вопросы, то они у меня такие:
  • 1
    Можете ли вы доказать, что работнику ставилась какая-то задача?
  • 2
    Можете ли вы доказать, что работник не сдал эту задачу?
  • 3
    Можете ли вы доказать, что работник системно не выполняет добросовестно свои обязанности?
  • 4
    Можете ли вы доказать, что с вашей стороны были определенные недовольства, уточнения и т.д. по работе сотрудника?
  • 5
    И т.д.
А если нет, то, конечно, мы можем быть и сиреневыми, и бирюзовыми, и лояльными, и френдли, и с высокой корпоративной культурой, и без нее, и какими угодно мы можем быть. Вопрос только в том, что такой подход приводит к тому, что это не деловые отношения сторон (позиция «взрослый-взрослый»), и компания не способствует воспитанию ответственной личности, а провоцирует работников на различные злоупотребления и расхолаживания.
Я сама против бюрократии, я сама против излишеств, я сама против избыточности, я сама за ответственное отношение к работе, которое построено на мотивации работника к добросовестному труду. И это все можно сделать без бумажных документов и без бюрократии.

Но это нельзя сделать при полном отсутствии формализованных инструментов управления.

Наличие формализованных инструментов управления, созданных под текущие задачи и культуру компании, и есть взрослая позиция бизнеса, которая защищает и риски, и интересы всех сторон. А все остальное – от лукавого.
И да. К счастью, не было бы сегодняшней тяжелой ситуации, не было бы осознания многими работодателями этих очевидных вопросов.

Электронное взаимодействие – наша данность, и никуда она не денется.

Электронное взаимодействие будет развиваться не только по отношению к официальным кадровым процессам, но и как инструмент нормального взаимодействия в компании.

Не принимая это, мы продолжим позорное падение работодателя в судебной практике при любом конфликте, и позорное откупание от работника, когда понимаем, что своими правовыми инструментами защититься мы не можем.

Так может, пора уже его легализовать в компании?

АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ЗАЩИТЫ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кадровый аудит - это проверка соблюдения требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса.

Какие документы проверяем в ходе аудита:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение по оплате труда
  • Трудовой договор (типовая форма)
  • Аудит должностной инструкции (образец по 1 должности) – В ПОДАРОК
Этапы проведения аудита:
  • Получаем от заказчика пакет документов
  • Проводим проверку полученных документов
  • Готовим письменный отчет по итогам аудита
  • Презентуем итоги аудита, даем практические рекомендации (личная презентация Митрофановой В.В.)

Мы проводим аудит методом репрезентативной выборки – она позволяет выявить системные ошибки в оформлении кадровых документов и провести глубокую проверку соблюдения норм законодательства.

Документы проверяем по специально сформированной выборке, которая однозначно показывает наличие или отсутствие нарушений в данном документе. Итогом такого аудита является отчет, в котором по каждому виду кадрового документа описываем выявленные нарушения.

Мы не проводим сплошные аудиты, когда проверяют все кадровые документы по каждому работнику.
Наша задача – эффективно использовать свою экспертизу, чтобы системно оценить состояние кадрового делопроизводства клиента.

По итогам нашего аудита внутренние специалисты компании-заказчика могут провести сплошной аудит самостоятельно по тем вопросам, которые будут выделены как нарушения, и исправить их по отношению к каждому работнику.

НАШИ КЕЙСЫ ПО КАДРОВОМУ АУДИТУ

СВЯЗАТЬСЯ С МЕНЕДЖЕРОМ
Обучение
Бизнес проекты
Услуги
Как нас найти
г. Москва, ул. Арбат 12, стр. 1, подъезд 1, оф. 215
Подписаться на новостные рассылки
© 2020 Валентина Митрофанова
Назад