Электронное взаимодействие — по факту есть, но как официальный инструмент управления не применяем. Почему?
Валентина Митрофанова
Сейчас уже редко какая компания не использует вообще ни один из элементов электронного кадрового делопроизводства и/или электронного взаимодействия.
То, что эта сфера плотно вошла в нашу профессиональную область – уже очевидно, мало кто остался на чисто бумажном делопроизводстве и даже не взаимодействует через информационные системы, электронную почту и иные средства информационного взаимодействия.
Но, несмотря на это, до сих пор слабо урегулированы внутри компании такие вопросы:
Прописание в локальных актах способов взаимодействия, применяемых в конкретной компании,
Легализация официального взаимодействия: постановки задач, отчетов и т.д. через информационные системы.
Не устану повторять, что не все кадровые процедуры и не все кадровые документы надо заводить именно в КЭДО с применением электронных подписей. Для 80% применяемых в обычной практике кадровых документов, если уж вы не хотите ни в какую их исключать из делопроизводства, возможен формат использования официальных электронных сообщений без применения электронных подписей.
То есть больше половины всех официальных вопросов в управленческом и кадровом взаимодействии может решаться в порядке сложившегося электронного взаимодействия. Все, что надо – только дотянуть локальные акты, чтобы это:
Было легально,
Защищало правовые риски,
Давало возможность применять к работникам официальные меры.
Ну, а если более простым языком задать вопросы, то они у меня такие:
1
Можете ли вы доказать, что работнику ставилась какая-то задача?
2
Можете ли вы доказать, что работник не сдал эту задачу?
3
Можете ли вы доказать, что работник системно не выполняет добросовестно свои обязанности?
4
Можете ли вы доказать, что с вашей стороны были определенные недовольства, уточнения и т.д. по работе сотрудника?
5
И т.д.
А если нет, то, конечно, мы можем быть и сиреневыми, и бирюзовыми, и лояльными, и френдли, и с высокой корпоративной культурой, и без нее, и какими угодно мы можем быть. Вопрос только в том, что такой подход приводит к тому, что это не деловые отношения сторон (позиция «взрослый-взрослый»), и компания не способствует воспитанию ответственной личности, а провоцирует работников на различные злоупотребления и расхолаживания.
Я сама против бюрократии, я сама против излишеств, я сама против избыточности, я сама за ответственное отношение к работе, которое построено на мотивации работника к добросовестному труду. И это все можно сделать без бумажных документов и без бюрократии.
Но это нельзя сделать при полном отсутствии формализованных инструментов управления.
Наличие формализованных инструментов управления, созданных под текущие задачи и культуру компании, и есть взрослая позиция бизнеса, которая защищает и риски, и интересы всех сторон. А все остальное – от лукавого.
И да. К счастью, не было бы сегодняшней тяжелой ситуации, не было бы осознания многими работодателями этих очевидных вопросов.
Электронное взаимодействие – наша данность, и никуда она не денется.
Электронное взаимодействие будет развиваться не только по отношению к официальным кадровым процессам, но и как инструмент нормального взаимодействия в компании.
Не принимая это, мы продолжим позорное падение работодателя в судебной практике при любом конфликте, и позорное откупание от работника, когда понимаем, что своими правовыми инструментами защититься мы не можем.