На что обратить внимание при суммированном учете рабочего времени?

Суммированный учет рабочего времени дает возможность каждому работодателю организовать оптимально графики работы сотрудников компании, сбалансировать переработки и недоработки в разных периодах и оптимизировать фонд оплаты труда.

Поэтому, данный учет рабочего времени является достаточно выгоден работодателям, но при его  использовании есть ряд моментов, на которые очень важно обратить особое внимание.

Первое: это оптимальный выбор учетного периода. Часто переработки в пределах учетного периода и завышенные суммы выплат за сверхурочную работу обоснованы неправильным выбором учетного периода, который не позволяет использовать преимущества данного учета. Поэтому, выбирая учетный период, необходимо проанализировать разные варианты и просчитать размер ФОТ при каждом из них.

Второе: неправильное использование режима работы (графиков работы). Здесь важно помнить, что сам суммированный учет рабочего времени не является режимом работы и у работников все равно должен быть установлен  в правилах внутреннего трудового распорядка определенный режим работы: нормированный, гибкий, сменный и др. Корректный выбор такого  режима работы, который отражал бы специфику компании, также является одним из элементов, который позволяет получить управленческий и экономический эффект.

Третье: неправильная разработка графика работы. Выбрать правильно режим работы – это еще полдела, необходимо понимать какие преимущества дает суммированный учет рабочего времени в части формирования графиков работы и насколько работодатель может отклоняться от производственного календаря ежемесячно с учетом специфики своего производства. Корректная разработка графиков непосредственно влияет на расчет оплаты труда и часто, именно на этом этапе происходят управленческие ошибки, которые не позволяют получить необходимый финансовый эффект от использования суммированного учета рабочего времени.

Четвертое: неправильная система оплаты труда. Важно понимать, что выбирая оплату труда для работников, работающих на суммированном учете рабочего времени: окладная, на основании часовых ставок, сдельных расценок и т.д. нужно учитывать много тонкостей как с ежемесячной оплатой труда работников, так и с оплатой работы в выходные и праздничные дни и работой сверхурочно. Что часто влияет на планирование расходов по оплате труда, и произведению некорректных выплат работникам. А это потенциально создает высокую зону риска применения административных штрафов с ноября 2016 года  и риски возникновения трудовых конфликтов с работниками.

Пятое: управленческие ошибки в процедуре внедрения суммированного учета рабочего времени. Так как данная система учета является достаточно сложной, содержит очень много разных нюансов, то абсолютно оправдано, что при ее использовании возникает очень много трудовых конфликтов и даже судебных разбирательств с работниками (включая коллективные трудовые споры), поэтому внедряя суммированный учет рабочего времени в компании, обязательно необходимо выстроить систему защиты компании и минимизации рисков трудовых конфликтов.

И тогда, учтя все эти основные вопросы, Вы сможете не только успешно работать, используя этот выгодный для работодателя инструмент – суммированный учет рабочего времени, но и получите значительный управленческий, экономический и финансовый эффект.

Автор: Митрофанова Валентина
Управляющий партнер
ООО Компания “Митрофанова и партнеры”

Организация бесперебойной работы отделений: суммированный учет рабочего времени и резервные бригады

Организация бесперебойной работы отделений: суммированный учет рабочего времени и резервные бригады.

В последнее время в банках растет использование труда резервных бригад, так как это дает возможность организовать непрерывную работу без привлечения сотрудников к работе в выходные дни и без сверхурочной работы основного персонала. Как же организовать работу резервных бригад? По каким правилам строится суммированный учет рабочего времени для них и для остальных категорий сотрудников?

Когда применяется суммированный учет рабочего времени?

Суммированный учет используется для тех позиций, которые должны обеспечить бесперебойную работу банка за пределами стандартных 8 часов в день. Если банк работает не с 9:00 до 17:00, то продолжительность рабочего дня самого банка должна быть обеспечена персоналом, который работает в это время.

Здесь, как правило, есть два варианта:

— работнику устанавливается большая продолжительность рабочего дня, но для выходных и рабочих дней вводится скользящий график, например два через два по 12 часов в день;

— время удлиненного рабочего дня банка делится между двумя бригадами, например: одна бригада сотрудников работает с 8:00 до 16:00, а вторая — с 16:00 до 23:00.

В любом случае если обеспечить нормальную продолжительность рабочей недели (40 часов) таким работникам нельзя, работодатель согласно ст. 104 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) имеет право установить суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода не более года.

Как определить продолжительность учетного периода?

Если по итогам специальной оценки условий труда была выявлена работа во вредных условиях, то продолжительность учетного периода для таких работников не может быть более 3 месяцев. Этот фактор обязательно надо учитывать. Кроме того, если определенная по итогам специальной оценки «вредность» имеет высокую степень 3 или 4 (класс 3.3 или 3.4), то нормальная продолжительность рабочего времени для таких категорий сотрудников — не более 36 часов в неделю. Продолжительность рабочего дня для этих категорий (за исключением отдельных случаев) не должна превышать 8 часов.

На практике подавляющее большинство сотрудников банка работают в допустимых условиях труда с классом 2. Поэтому для них могут быть установлены 40-часовая рабочая неделя и продолжительность рабочего дня более 8 часов.

Специфика суммированного учета рабочего времени сотрудников банка

Суммированный учет рабочего времени для работников банка осуществляется так же, как и для остальных категорий работников:

  1. Порядок установления продолжительности учетного периода определяется в правилах внутреннего трудового распорядка согласно ст. 104 ТК РФ.
  2. За учетный период работодатель должен распланировать работу так, чтобы сотрудником отрабатывалась нормальная продолжительность рабочего времени. Планировать график с переработками запрещено трудовым законодательством.
  3. Если у работников вместе с суммированным учетом рабочего времени будет установлен еще и сменный режим работы, то согласно ст. 103 ТК РФ необходимо будет разрабатывать график сменности с учетом мнения представительного органа и доводить его до сведения работников не позднее чем за месяц. Хотя сейчас обсуждаются поправки в ст. 103, ТК РФ и срок ознакомления работников, скорее всего, будет укорочен до 10 дней.

Какая специфика в этих вопросах свойственна банкам?

Во-первых, в банках редко бывают первичные профсоюзные и иные представительные органы, соответственно все документы, которые ТК РФ требует принимать по согласованию с ними или с учетом их мнения, должны содержать указание на то, что на момент утверждения данного документа таких органов в банке нет.

Во-вторых, как правило, документооборот в банках совершается в электронном виде, документы в письменной форме ведутся только при крайней необходимости и для соблюдения требований законодательства. Поэтому, то же самое ознакомление работника с графиком сменности происходит через направление электронной формы графика или на электронном ресурсе. Здесь нет нарушения, так как ст. 103 ТК РФ не устанавливает требования знакомить с графиком сменности «под роспись», поэтому такое ознакомление имеет полное право на существование. Но с учетом того, что работодатель должен иметь возможность привлечь работника к дисциплинарной ответственности, такой порядок ознакомления с графиком работы должен быть легализован во внутренних нормативных документах, с которыми работники должны быть ознакомлены уже с проставлением «живой» подписи.

В-третьих, специфика банков заключается в использовании окладной системы оплаты труда. При суммированном учете рабочего времени, если учетный период больше одного месяца, рекомендуется все-таки применять часовые тарифные ставки или сдельную систему оплаты труда, так как окладная система часто становится причиной споров между работниками и работодателем.

В-четвертых, поскольку сотрудники банков имеют, как правило, высшее финансовое или юридическое образование, конфликты, связанные с оплатой труда, здесь всегда более «тонкие» . Надо учитывать, что так как в большинстве случаев суммированный учет в банке устанавливается для сотрудников, которые работают по четкому графику: два через два, три через три и т.д., — то и продолжительность учетного периода для получения экономического эффекта рекомендуется устанавливать, исходя из парного количества месяцев. Оптимальным учетным периодом, конечно, в подавляющем большинстве случаев является год, чуть реже — полгода. Если необходимо установить учетный период меньшей продолжительности, то можно взять 4 или 2 месяца, но абсолютно невыгодным в случае, когда сотрудники работают по четкому графику, является учетный период один или три месяца.

Резервные бригады

Название «резервная бригада» не является чем-то установленным законодательно, такой термин сложился на практике. Во многих банках необходимость создания таких бригад вызвана тем, что в пределах одного населенного пункта банк открывает отделения с абсолютно типовой структурой персонала: кассир, операционист, специалист по работе с клиентами и т.д. И если в отделении неожиданно не вышел на работу сотрудник, то определенная функция в данном отделении «провисает».

Оперативно «закрыть» данный участок другим работником можно несколькими способами:

  1. Создать внутри отделения универсальных работников, которые могут «закрывать» любой участок. Но здесь возникает вопрос: что делать, если на работу вышли все работники или не вышел не один работник, а три; как организовать обучение таких универсальных сотрудников, допуск к работе с материальными ценностями и т.д.?
  2. В срочном порядке переводить (или перемещать — в зависимости от условий трудового договора) работника одного отделения в другое отделение.
  3. Оперативно привлекать сотрудника необходимой специализации из резервной бригады.

Состав резервной бригады формируется таким образом, чтобы при необходимости можно было заменить любого работника отделения. Резервные бригады создаются, как правило, в определенных локациях, курируя несколько отделений. Эти работники не только «закрывают» разовые отсутствия на работе, но и в состоянии выйти на работу на период длительного отсутствия сотрудника при его болезни или в случае его увольнения. Численность сотрудников резервной бригады определяется математически с учетом задач банка, статистики невыхода на работу и количества курируемых отделений.

Оптимальный режим работы сотрудников резервной бригады

Первое — это суммированный учет рабочего времени максимальной продолжительности. То есть, если для работников нет никаких ограничений, установленных законодательством, рекомендуется выбрать учетный период продолжительностью в один год.

Второе: так как начало и окончание рабочего дня у разных сотрудников в отделении и в разных отделениях не всегда четко определены, оптимально устанавливать таким работникам гибкий режим работы согласно ст. 102 ТК РФ.

Устанавливать таким работникам сменный режим работы бессмысленно, так как ознакомить их с графиком сменности за месяц до начала периода просто невозможно, исходя из целей и задач такой бригады.

При установлении гибкого режима работы, начало и окончание рабочего дня будут определяться работодателем, исходя из того, в какое отделение направляется работник и кого он там замещает.

Эти вопросы обязательно нужно разрешить, прописывая режим работы сотрудника резервной бригады. Режим работы закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка. Если такой работник в компании один или с каждым работником резервной бригады согласовывается индивидуальный режим и график, то такой режим по ст. 57 ТК РФ прописывается в трудовом договоре данного работника. Также нужно прописать, что работодатель извещает сотрудника резервной бригады о начале рабочего дня непосредственно перед тем, как сотруднику необходимо выйти на работу, и последний должен приступить к работе в кратчайший срок.

Экономический эффект от создания резервных бригад

Как правило, труд работников резервной бригады оплачивается выше, чем труд других работников. Однако с учетом того, что привлечение основного персонала к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени должно оплачиваться в повышенном размере, формирование резервных бригад всегда приводит к сокращению фонда оплаты труда.

Расчет экономического эффекта может быть произведен и по отдельным должностям в отделении, если данные о работе сверх нормы для них разные и сотрудники резервной бригады будут «закрывать» только одну позицию, то есть не будут универсалами. Принцип формирования резервной бригады из универсалов, когда один такой сотрудник может «закрывать» несколько позиций отделения, экономически более выгоден. Но в любом случае все зависит от специфики конкретного банка.