С 1 марта вступает в действие Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», который установил:

• 12 категорий документов, связанных с работой;
• 124 документа для которых установлены требования к составу и форматам документов;
• 11 обязательных элементов электронного документа;
• 14 необязательных элементов электронного документа (часть из них повторы по подписям);
• 18 условно-обязательных элементов электронного документа.

В приказе установлены обязательные элементы (реквизиты) таких документов:

1. Уникальный идентификатор описания электронного документа, связанного с работой

2. Версия формата данных. Константа - 1.0

3. Полное наименование организации работодателя/фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя

4. ИНН организации работодателя/индивидуального предпринимателя

5. ОГРН работодателя/ОГРНИП индивидуального предпринимателя

6. КПП работодателя. Обязательно для заполнения юридическими лицами

7. Наименование документа

8. Дата документа. Дата в формате ГГГГ-ММ-ДД (время локальное)

9. Код документа (кадрового мероприятия) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде, содержащийся в приложении

10. Имя файла основной части электронного документа

11. Размер файла в байтах

Обратите внимание, что для отдельных документов будет обязательным и применение электронных подписей (УКЭП, УНЭП или ПЭП), когда законодательством установлены требования к применению подписей или когда документ будет использоваться у вас в организации в качестве первичного. Хотя в описании элементов кадрового документа реквизит «подпись» указан как «Н» - необязательный. Но этот вопрос должен решаться отдельно для каждого электронного документа.

До 1 марта надо привести все свои электронные документы связанные с работой в соответствии с данным приказом, если, указанные в перечне этого приказа документы у вас используются в качестве электронного документа в системе ЭДО.