Как правильно хранить копии документов работников, содержащих их персональных данные?

04 мая 2017

От того насколько правильно осуществляется обработка персональных данных зависит вероятность привлечения работодателя к административной ответственности, а учитывая ужесточение санкций с 01.07.2017 Роскомнадзор будет уже применять новые размеры штрафов в соотвествии со статьей 13.11 КоАПа РФ.

Говорить о том, как правильно осуществлять обработку персональных данных можно бесконечно, так как тонкостей в этом вопросе превеликое множество, поэтому остановимся на том можно ли осуществлять обработку персональных данных работников, находящихся в копиях документов, хранящихся в личных делах работников?

Большинство организаций в личных делах или личных папках своих работников хранят копии паспортов, свидетельств о рождении, регистрации брака, документов, подтверждающих образование, копии ИНН и т.д. Очень часто такой порядок хранения признается незаконным, не столько с точки зрения нарушений требований архивного законодательства, сколько с точки зрения нарушения требований по персональным данным. При проведении проверок очень часто хранение копий страниц паспорта признается незаконной обработкой персональных данных в них содержащихся.

В соответствии с частью 5 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных”, содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно статье 86 Трудового кодекса Российской Федерации, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника, определен только перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора. К ним относятся: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В статье 65 Трудового кодекса РФ указано, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает какие документы должны быть у работодателя. В частности, в ним относятся: трудовой договор (статья 57 ТК РФ). Согласно ТК РФ в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; трудовая книжка (статья 66 ТК РФ); приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (статья 68 ТК РФ) и т.д.

Для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Само хранение копий страниц паспорта по сути является превышением объема обрабатываемых персональных данных работников.

Статья 5 п. 6 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» устанавливает требование, что при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных и работодатель должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных данных.

Использование копий страниц паспорта не может обеспечить точность и актуальность персональных данных. Только сам паспорт является источником достоверной информации. В то же время, если у работодателя есть согласие от работника на обработку его персональных данных, содержащихся в копиях его документов и прописан порядок использования и хранения этих персональных данных нарушением это являться не будет.

Таким образом, для соответствия требованиям законодательства и осуществления хранения нужных работодателю документов, содержащих персональных данные работников необходимо сначала получить правильное согласие на обработку персональных данных от самих работников, тем более что с 01.07.2017 новая административная ответственность напрямую касается содержания форм согласия на обработку персональных данных.