Можно ли отказаться от суточных?

28 апреля 2017

Наверное, у многих работодателей возникает вопрос: «можно ли отказаться от суточных и при направлении работника в командировку, возмещать понесенные им расходы по факту (на основании подтверждающих документов)? Разберем этот вопрос с точки зрения закона.

Совсем отказаться от суточных, к сожалению, нельзя. Работодатель может по-другому назвать данную выплату (что тоже не рекомендуется), но тем не менее она должна быть осуществлена.

Данный вопрос, в большей степени регламентируют два нормативных правовых акта: Трудовой кодекс РФ и Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Приведу выписку из данных нормативных актов:

Трудовой кодекс РФ

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Как мы видим, закон определяет только один случай, когда могут не выплачиваться суточные, это случай, когда речь идет о командировки в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Во всех остальных случаях суточные должны быть выплачены.

Суточные представляют собой выплату в твердой денежной сумме, которую работник расходует на проживание вне постоянного места жительства (питание, проезд и прочее). Порядок выплаты суточных работодатель может установить отдельным локальным актом, прописав срок выплаты суточных и их размер. Фактически, работодатель может возмещать расходы по чекам, однако тем не менее, предельный размер суточных, все же рекомендуется указать, для подтверждения факта отсутствия дискриминации и выполнения иных требований закона. Теоретически можно и назвать данную выплату по-другому (если не будет меняться ее цель), однако, в целях минимизации возможных рисков, делать это все же не рекомендуется, так как могут возникнуть вопросы со стороны проверяющих органов (а также с точки зрения налогообложения). Таким образом, в локальном акте необходимо подробно закрепить порядок выплаты и срок суточных.

Также обратите внимание, что согласно п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). То есть аванс должен быть выдан работнику именно перед направлением его в командировку (а не после).

Что касается размеров суточных. Закон не устанавливает ни минимального ни максимального размера суточных. Данный вопрос работодатель должен решить самостоятельно, закрепив размер суточных в локальном акте. Однако существуют нормы, по которым предусмотрен размер суточных, который не облагается налогом:

Налоговый кодекс Российской Федерации

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Автор:

Южалин Александр

Старший юрист НОЧУ ДПО «Институт профессионального кадровика»