Заполняем трудовые книжки правильно

27 ноября 2017

Трудовая книжка – важный документ, в котором не место ошибкам. Неверно заполненная трудовая книжка может доставить немало проблем ее владельцу, а иногда и работодателю.

Процесс заполнения трудовых книжек регулируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”), а также Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Тем не менее, ошибки все же допускаются.

Рассмотрим некоторые из них.

1) Неверная нумерация при признании записи недействительной.

Ситуация с признанием записи недействительной прямо урегулирована в пункте 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек” (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69).

Однако не всем удается признать запись недействительной верно.

Рассмотрим, как в вышеуказанном пункте описан данный процесс.

1.2 …

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе “Сведения о работе”, после соответствующей последней в данном разделе записи, указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна”. После этого производится правильная запись: “Принят по такой-то профессии (должности)” и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке, признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Речи о том, что запись “Запись за номером таким-то недействительна” и правильная запись должны иметь каждая свой номер – не идет.

Ошибкой некоторых работников организаций при признании записей недействительными является нумерация каждой вносимой записи.

Рассмотрим на примере. Внесение записей в трудовую книжку следующим образом – неверное (неверное выделено красным цветом):

N

записи

Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
Общество с ограниченной ответственностью «К» (ООО «К»)
9 19 09 2016 Принята на должность бухгалтера в департамент расчета заработной платы Приказ от 19.09.2016 № 86
10 20 09 2016 Запись за номером 9 недействительна
11 20 09 2016 Принята на должность главного бухгалтера в департамент расчета заработной платы Приказ от 19.09.2016 № 86

 

К вопросу о неправильной нумерации, также можно отнести случай, когда номер записи присваивается строчке с наименованием организации. Данная запись не нумеруется, а указывается в виде заголовка.

2) Трудовая книжка не зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Пункт 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” требует от работодателя регистрации всех принятых от работников трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Следовательно, данная книга у работодателя должна быть и в ней должны быть зарегистрированы все трудовые книжки работников.

Отсутствие данной книги, либо отсутствие в ней записи о приеме трудовой книжки является нарушением.

3) Записи о награждениях

Отдельным и довольно сложным вопросом является внесение записей о награждениях. Какие же из них вносить в трудовую книжку, а какие нет?

Для этого рассмотрим некоторые нормы, регулирующие данный вопрос.

Трудовой кодекс РФ:

Статья 66. Трудовая книжка

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”):

  1. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

  1. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

  1. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

То есть, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях именно за трудовые заслуги.

Сведения о награждении медалями, например, за спортивные достижения или любые другие, не связанные с трудом, не вносятся.

Некоторые работодатели, все же данные записи по просьбам работников делают, что является ошибочным.

4) Ошибка при увольнении

Не стоит забывать, что согласно пункту 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 69 “О трудовых книжках”, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Ошибкой заполнения трудовых книжек является то, что при прекращении трудового договора в день увольнения работника все записи о работе и награждениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, не заверяются подписью руководителя или другого специалиста, на которого возложены обязанности специалиста по кадрам, печатью и подписью самого работника.

Это напрямую нарушает указанный выше пункт.

5) Нумерация записей во вкладыше трудовой книжки

Вкладыш в трудовой книжке является ее неотъемлемой частью. Он ведется по тем же правилам, что и трудовая книжка (пункт 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”). Следовательно, нумерация во вкладыше и трудовой книжке должна быть сквозной, т.е. продолжаться.

Начинать нумерацию во вкладыше заново – ошибка.

6) Сведения в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и трудовом договоре работника не соответствуют друг другу.

И, наконец, последняя ошибка по порядку, но не по значению.

Из действующих норм законодательства можно выстроить цепочку, которая устанавливает следующее.

Первоначальным документом, отражающим трудовые отношения с работником, является трудовой договор. В нем указывается наименование организации, в которую принимается работник, наименование должности (иногда еще и наименование структурного подразделения) и др.

В соответствии с этими данными (наименование организации, должности и т.д.) работодателем издается приказ о приеме на работу (статья 68 Трудового кодекса РФ). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

На основании приказа о приеме на работу вносится запись о приеме в трудовую книжку работника (пункт 10 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Запись в трудовой книжке должна соответствовать приказу о приеме на работу и трудовому договору.

На основании записи в трудовой книжке, вносится запись в личную карточку работника формы Т-2.

Следовательно, сведения во всех указанных документах (трудовой договор, приказ о приеме на работу, трудовая книжка, личная карточка Т-2) должны соответствовать.

Некоторые работодатели допускают неточности. Например, в наименовании должности, организации, структурного подразделения, даты приема на работу и т.д. Отличие может быть незначительным. Например, «департамент расчета заработной платы» – в трудовом договоре, «департамент по расчету заработной платы» – в трудовой книжке.

Даже такое незначительное отклонение является ошибкой.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Поэтому, при оформлении пенсии, например, неверно заполненная трудовая книжка может сильно омрачить работнику процесс выхода на заслуженный отдых.

Для предотвращения неприятных, а порой и конфликтных ситуаций, работодателю стоит ответственно и внимательно подходить к процессу ведения трудовых книжек работников, заполнять их верно. Надеемся, что данный обзор поможет Вам в этом.

Автор:
Журенкова Полина
Ведущий юрист департамента трудового права