Организуем архив правильно. Изменения 2015-2016 г.г.

25 сентября 2016

Не у многих есть привычка хранить все документы (чеки, договоры, билеты и т.д.)  на случай, если вдруг пригодится. А пригодиться действительно может. И если в масштабе частной жизни одного человека отсутствие нужных документов может быть не настолько критичным, то в деятельности юридического лица, трудовой деятельности, это может повлечь серьезные негативные последствия.

До 31 марта 2015 года процесс хранения документов, образованных в процессе деятельности организации, законодательно урегулирован не был, существовали только “Основные Правила работы архивов организаций” (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), которые не являются нормативным правовым актом. Обязанности их применять у работодателей не было, но организовать правильное хранение документов без следования этим правилам было довольно трудно, поэтому работодатели их применяли.

Но необходимо было урегулировать процесс хранения документов обязательным для всех нормативным актом и еще в 2010 г. началась работа над его проектом. Окончательный вариант проекта был представлен на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации только в конце 2014 г.

31 марта 2015 года Министерство культуры РФ утвердило ключевой нормативный акт, который определяет порядок хранения архивных документов – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила).

Они вступили в силу с 21.09.2015г.

Прошел уже год, но приведение архивов в порядок, чтобы они соответствовали новым законодательным требованиям – долгий процесс.

Возможно, некоторые работодатели его еще даже не запустили, так как архиву многие придают неоправданно малое значение. И совсем напрасно.

Давайте же посмотрим, что принесли нам новые Правила.

Руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов в своем докладе на заседании Совета по архивному делу 22 сентября 2015 г., говорил о главных новациях принятых Правил:

«…Главными новациями являются:

  • установление основных норм, связанных с организацией хранения, комплектования, учета и использования электронных документов;
  • установление формата архивного хранения текстовых электронных документов – PDF-A, в котором электронные текстовые документы будут передаваться на хранение в архив организации;
  • определение единицы хранения электронных документов – электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов. Контейнер электронного документа  содержит контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию электронного документа в формате архивного хранения;
  • разработка формы описи электронных документов.

Кроме того, определены обязательные условия хранения электронных документов, порядок их передачи в архив…».

Это, конечно же, не все нововведения.

Самые интересные из них, например:

  • архивные справка, выписка и копия могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-коммуникационным сетям. Заверяются такие справки, копии и выписки электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им ­должностного лица;
  • сократился перечень учетных документов архива организации;
  • обязательное наличие номенклатуры дел по установленной форме.

Правила урегулировали многие вопросы, но предусмотреть все сложно. Поэтому, если данными Правилами какие-либо вопросы не урегулированы, но ответ на них есть в Основных Правилах (2002 года, указаны выше), можно ориентироваться на Основные Правила.

Однако, если положения Основных Правил противоречат новым Правилам, то применяются новые Правила, так как они являются нормативно-правовым актом, обязательным для применения.

Касательно «пробелов» в Правилах, приведем цитату из доклада Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на заседании Совета по архивному делу 22 сентября 2015 г.:

«…По объективным причинам при разработке проекта Правил не нашли отражения в полном объеме технологические аспекты организации хранения электронных документов, поскольку в настоящее время Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации совместно с Росархивом подготовлены, но еще не утверждены Комплексные предложения по организации долговременного архивного хранения электронных документов.

В них даются организационные и технологические решения в отношении хранения архивных электронных документов…».

Будем ждать утверждения данного документа.

Принятие нормативно-правового акта, который устанавливает точные требования к процедуре хранения архивных документов, да и к созданию самого архива компании, дает работодателю возможность, наконец, правильно организовать такую важную процедуру как хранение документов.

Когда требования законодательства закреплены, ясны и понятны – легче эти требования соблюдать. И теперь такой нормативный акт есть.

Дополнительно хотелось бы сказать, что изменения в архивном законодательстве не обошли и 2016 год.

В марте 2016 года Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – ФЗ № 125) дополнен статьей 22.1, которая вносит изменения в сроки хранения документов по личному составу.

Документы по личному составу – это все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

О том, что сроки хранения некоторых документов необходимо сокращать, говорилось еще в конце 2015 года в вышеупомянутом докладе руководителя Федерального архивного агентства.

И их сократили.

Цель уменьшения сроков хранения вполне логична и объяснима – разгрузить архивные площади, а также обеспечить сокращение расходов бюджетов всех уровней на содержание такого рода документов (из доклада руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива 3 марта 2016 г.).

Таким образом, с введением статьи 22.1 в ФЗ № 125, все документы поделили на 2 группы по срокам создания – до 2003 года и после 2003 года. В зависимости от этого устанавливаются сроки хранения документов по личному составу.

Срок хранения документов, созданных до 2003 года остался прежним – 75 лет, но если раньше этот срок исчислялся с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, то после введения статьи 22.1  – со дня их создания (в организациях).

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, теперь хранятся в организациях не менее 50 лет со дня их создания.

Отдельно установлен срок хранения документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Сроки хранения документов определены также Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее – Приказ № 558), в который изменения в связи с введением статьи 22.1 пока не вносились. И в случае противоречия данного Приказа нововведенной статье, применяется статья 22.1, так как она содержится в федеральном законе, имеющим бо́льшую юридическую силу, чем Приказ.

Стоит также отметить, что сроки хранения документов по личному составу изменяются только в сторону уменьшения. К документам, срок хранения которых был меньше 75 лет (личные дела некоторых работников – 5 лет, описи дел по личному составу – 3 года и т.д.) применяются прежние сроки хранения, до 50 лет они не увеличиваются.

Сроки хранения в организациях изменились для следующих документов, указанных в Приказе № 558:

 

№ статьи Приказа № 558 Вид документа Срок хранения до внесения изменений Срок хранения после внесения изменений (для документов, созданных после 2003 года)
19 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)*

75 50
583 Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю при тяжелых, вредных и опасных условиях труда. 75 50
586 Табели (графики), журналы учета рабочего времени при тяжелых, вредных и опасных условиях труда 75 50
613 Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 50
615 Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий 75 50
622 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 75 50
623 Договоры страхования работников от несчастных случаев при наступлении несчастного случая 75 50
636 Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 50
637 Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием при отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда 75 50
654 Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел 75 50
656 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

б) работников, в т.ч. государственных гражданских и муниципальных служащих

75 50
657 Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 50
658 Личные карточки работников, в т.ч. временных работников 75 50
659 Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом 75 50
662 Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников
664 Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) 75 50
666 Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных 75 50
676 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок при отсутствии приказов 75 50
685 Списки:

г) работников

з) получающих персональные ставки, оклады, при отсутствии лицевых счетов

75 50
695 Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 50
698 Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел 75 50
900 Личные дела:

д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем

75 50
901 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 75 50
905 Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица 75 50

 

* сроки хранения документов о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках остались прежними – 5 лет.

Однако, в настоящее время изменения внесены только в ФЗ № 125 (новая статья 22.1, уменьшающая сроки хранения документов по личному составу), Приказ № 558 под данные изменения не актуализирован.

А так как определение что же такое документы по личному составу дано довольно общее, наверняка говорить о том, какие документы законодатель отнесет к документам по личному составу, сроки хранения которых изменятся, можно будет только после внесения изменений в Приказ № 558.

 

Автор:
Журенкова Полина
Ведущий юрист департамента трудового права