Обновили требования к оформлению документов

26 мая 2017

Многие уже привыкли пользоваться в своей работе ГОСТом Р 6.30-2003, который устанавливает требования к оформлению документов. Он был утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и, соответственно, с 2003 года правила оформления документов не менялись.

С 01 июля 2017 вступает в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает силу.

Соответственно, к 01 июля 2017 работодателям необходимо с новым ГОСТом ознакомиться и применять именно его.

Какие же изменения внес новый ГОСТ?

Основным требованием, которое касается кадрового делопроизводства, является то, что теперь при выдаче копии документа для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Это требование касается также и трудовых книжек.

Порядок заверения копии документов в том числе и трудовых книжек прописан в пункте 5.26 нового ГОСТ:

«Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “подпись” и включает: слово “Верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример –

Верно

Инспектор службы кадров      Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год”) и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп».

В целом, изменений не так много. ГОСТ старались не менять полностью, а лишь придать документу актуальность. В связи с чем, в ГОСТ внесли блок касательно применения электронной цифровой подписи (пункт 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).  В нем говорится о том, как должна выглядеть и где размещаться электронная цифровая подпись при визуализации документа.

В целом, принятие новых правил не во многом изменит порядок работы, но все же некоторые коррективы внесет.

Автор:

Журенкова Полина

Ведущий юрист департамента трудового права