Можно ли применять в кадрах электронный документооборот?

01 февраля 2018

В целях оптимизации документации, в том числе и кадровой документации работодатели частично применяют электронный документооборот, что не всегда находит понимание со стороны проверяющих органов, так как электронный документооборот сейчас законодательно не легализован.

 

В настоящее время легально он может осуществляться:

–  в случаях, прямо определенных законом;

– в случаях, когда документы, используемые в электронном документообороте, не являются обязательными по закону.

 

Ведение кадровых документов в большинстве своем учитывая требования трудового законодательства должно осуществляться на бумажных носителях, так как ко многим установлены требования, чтобы работники были ознакомлены с документами «письменно» либо «под подпись». Исключение составляют дистанционные работники, для которых электронный документооборот –  это порядок, определенный Трудовым кодексом РФ.

 

Практически все обязательные документы содержат требование о наличии на них подписи, либо ознакомлении с ними, что также влечет проставление собственноручной подписи.

 

Статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (выписка приведена ниже) предусматривает, что можно приравнять документ, который подписан электронной цифровой подписью к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.  

 

Для ведения кадровых документов, к сожалению действующие федеральные законы не предусматривают такой возможности, включая Трудовой кодекс РФ, исключение, как уже было сказано выше, составляют только дистанционные работники.

 

Поэтому все обязательные документы по закону на которых должна быть подпись должны вестись в бумажном виде.

 

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”

 

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью (извлечение)

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

 

 

А вот если речь идет о необязательных по закону документах, (например, приказ о предоставлении ежегодного отпуска или переводе) которые обычно работодатели используют, то они могут вестись в электронном виде, так как за их некорректное ведение санкций законодательно не предусмотрено.  Однако, такие документы, в случае возможного трудового конфликта вряд ли смогут иметь юридическую силу.

 

При проведении инспекционных проверок и выявлении несоответствия ведения документов в электронном виде, которые должны вестись на бумажных носителях к работодателю применяются соответствующие санкции, определенные статьей 5.27 частью первой. Выписка приведена ниже.

 

КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ

 

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (извлечение)

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

 

 

Мы недалеки от оптимизации кадровой документации с переходом на электронный формат, уже есть ряд законопроектов на этот счет, однако взвешивая все «за» и «против» лучше пока все-таки вести документы на бумажных носителях, до официальных изменений.

Автор:

Финатова Мария

Юрист-партнер