Как самостоятельно провести аудит кадровых документов

29 января 2018

Аудит кадровых документов может быть как инструментом самоконтроля для работодателя, так и подготовкой к проверке Инспекцией труда. В любом случае, решив проверить кадровые документы, лучше начать с тех, что несут наибольшие риски.

В сфере кадрового делопроизводства ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Основные составы в ней, несущие риски – это нарушения при оформлении трудового договора и нарушения в сфере оплаты труда.

При проведении аудита, выявляя спорный момент, задавайте себе вопрос – какую норму законодательства мы нарушаем? Именно по такой логике действует инспектор труда. Он вправе привлечь к ответственности только за прямое нарушение нормы закона.

На какие же конкретно моменты нужно обратить внимание при проверке?

В трудовом договоре: статьей 57 Трудового кодекса РФ установлены условия, которые обязательно должны быть в трудовом договоре. Нужно проверить, чтобы все эти условия были указаны в договоре. Также обязательно наличие в трудовом договоре дат выплаты заработной платы (требование статьи 136 Трудового кодекса РФ), а также нормы смывающих и обезвреживающих средств (пункт 9 Приказа Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н).

В сфере оплаты труда: дата выплаты заработной платы должна совпадать с той, что закреплена в Правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре работника; проверить в полном ли объеме выплачивается заработная плата, а также не нарушены ли сроки выплаты «отпускных» (не менее, чем за 3 дня до начала отпуска), оплаты листка нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком (назначение в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с необходимыми документами, выплата в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы).

Остальные нарушения попадают под часть первую статьи 5.27 КоАП. Их также лучше не допускать, но размер ответственности за них значительно меньше – до 50 тысяч рублей на юридическое лицо в совокупности за все найденные инспектором правонарушения. Поэтому, в первую очередь, особенно, если времени не так много и инспектор уже «на пороге», стоит провести аудит по наиболее «дорогим» нарушениям и только потом приниматься за устранение нарушений в трудовых книжках, личных карточках работников по форме Т-2 и т.д.