Как правильно заверять копии трудовых книжек?

16 апреля 2018

В соответствии с требованиями статьи 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Для того, чтобы правильно выдать заверенные копии работнику как трудовой книжки, так и иных документов необходимо учитывать требования, установленные законом.

На сегодняшний день работодатели руководствуются “ГОСТ Р 6.30-2003., утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации”, согласно которому при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляется заверительная надпись: “Верно”; указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); также указывается дата заверения. При наличии печати в организации допускается проставление печати. Ниже представлен образец.

 

Верно

Менеджер по персоналу         Личная подпись       А.С. Мамонтова

 

12.04.2018

 

С 01.07.2018 года вводится в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (выписка представлена ниже) и порядок заверения копий документов немного поменяется. Помимо указания сведений о том, кто заверил и слова «Верно», при предоставлении копий документов в другую организацию отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год”) и заверяется печатью организации.

Для упрощения процедуры заверения копии может использоваться штамп.

 

“ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”

 

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “подпись” и включает: слово “Верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

 

Пример –

Верно

Инспектор службы кадров      Подпись           И.О. Фамилия

Дата

 

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год”) и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

 

Автор:

Финатова Мария

Юрист-партнер