Работник «отпросился» с работы. Оформляем период отсутствия

Большинство людей в нашей стране являются так называемыми «офисными» работниками,  занятыми с утра до вечера 5 дней в неделю. Все эти дни являются рабочими и для большинства государственных учреждений, а также многих коммерческих компаний. Очень сложно с таким графиком работы найти время, чтобы сходить, например, к нотариусу, в поликлинику или налоговую. Многие работодатели идут навстречу  работнику и «отпускают» его на пару часов сделать свои дела.

Это решение принимает руководство. Но как это документально оформить кадровому работнику? Нужны ли вообще какие-либо документы? Какую отметку проставить в табеле?

Разберемся в ситуации.

Допустим, работник будет отсутствовать 2 часа с разрешения работодателя. Необходимость оформления заявления работником и издания приказа об отсутствии работника законодательством не установлена. Если работник отсутствовал несколько часов, единственная законодательная обязанность работодателя – зафиксировать в табеле фактическое время работы работника (код «Я» и количество отработанных работником часов) и оплатить только отработанные сотрудником часы. Локальными актами лояльный работодатель может установить дополнительную льготу для работников – право отсутствовать определенное время в течение месяца с сохранением заработка. Но по закону у работника нет такой гарантии, и, если локальными актами иное не установлено, работник за эти несколько часов оплату не получит.

Хотя законодательных требований к оформлению заявления и приказа нет, причиной их оформления в данной ситуации может быть внутреннее удобство работы отделов компании (все ответственные лица будут иметь документальное подтверждение обоснованного отсутствия работника на работе, кадры, бухгалтерия будут в курсе, как табелировать работника и оплачивать это время).

Также плюсом оформления данных документов будет предотвращение конфликтов с работником по поводу правомерности отсутствия. Существует судебная практика, которая подтверждает, что доказательства факта законного отсутствия работника на рабочем месте лучше оформлять письменно (например, согласованное руководителем заявление работника или заявление работника и приказ) (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 19.09.2016 по делу N 33-12406/2016).

И даже если Вы уверены, что с работником проблем не возникнет, в трудовых отношениях лучше все-таки подтверждать все договоренности письменно.

Автор:
Журенкова Полина
Ведущий юрист департамента трудового права

Как правильно заверять копии трудовых книжек?

В соответствии с требованиями статьи 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Для того, чтобы правильно выдать заверенные копии работнику как трудовой книжки, так и иных документов необходимо учитывать требования, установленные законом.

На сегодняшний день работодатели руководствуются “ГОСТ Р 6.30-2003., утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации”, согласно которому при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляется заверительная надпись: “Верно”; указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); также указывается дата заверения. При наличии печати в организации допускается проставление печати. Ниже представлен образец.

 

Верно

Менеджер по персоналу         Личная подпись       А.С. Мамонтова

 

12.04.2018

 

С 01.07.2018 года вводится в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (выписка представлена ниже) и порядок заверения копий документов немного поменяется. Помимо указания сведений о том, кто заверил и слова «Верно», при предоставлении копий документов в другую организацию отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год”) и заверяется печатью организации.

Для упрощения процедуры заверения копии может использоваться штамп.

 

“ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”

 

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “подпись” и включает: слово “Верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

 

Пример –

Верно

Инспектор службы кадров      Подпись           И.О. Фамилия

Дата

 

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год”) и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

 

Автор:

Финатова Мария

Юрист-партнер

Работа двух сотрудников на одной должности с одной штатной единицей

У вас увольняется сотрудник, за неделю до его увольнения в целях передачи дел по должности Вы хотите оформить нового сотрудника. Штатная единица одна. Возможно ли, что в период передачи дел на одной должности с одной штатной единицей работают два человека?

Давайте посмотрим, как этот вопрос регулируется законом.

Трудовое законодательство не запрещает возможность наличия двух и более работников на одной штатной единице при полной ставке. Например, такие ситуации у вас будут, когда на месте отсутствующего работника будет работать другой работник по срочному трудовому договору, и при этом постоянный работник выйдет на работу – в один день будет наложение двух (или более) сотрудников на одну позицию.

Дополнительно вы можете рассмотреть и другие варианты передачи дел:

  1. Передать дела непосредственному руководителю структурного подразделения с целью последующей передачи дел новому работнику.
  2. Принять на период передачи дел на другую штатную единицу и затем перевести на освобожденную штатную единицу (есть риски, если работнику уже было направлено предложение о работе с указанием должности).

Если Вы принимаете работника все-таки на ту же позицию, что и увольняемого работника, рекомендуем сначала с ним заключить срочный трудовой договор с обоснованием срочности – временный объем работы. Тогда, если у Вас возникнет неожиданная ситуация с уходом первого работника (например, он отзовет свое увольнение при увольнении по его инициативе), Вы сможете безболезненно расстаться с работником, принятым на замену с основанием – истечение срока действия договора.

Если же первый работник все-таки в запланированные сроки уволится, Вы, не прекращая срочного трудового договора с работником, принятым для передачи дел, сможете его просто пролонгировать, тем самым сделав бессрочным. Также при необходимости надо будет оформить соглашение к трудовому договору с изменением тех условий договора, которые будут неактуальны.

Автор:

Митрофанова Валентина

Управляющий партнер

Когда можно исключить штатную единицу из расписания при сокращении?

Процедура сокращения численности или штата довольно проста и закреплена законодательством.

Однако при этом некоторые нюансы, не урегулированные законом, продолжают вызывать вопросы у работодателей и спорные ситуации.

В частности, рассмотрим вопрос «Когда можно исключить штатную единицу из расписания при сокращении?»

Данным вопросом работодатель задается сразу же в самом начале процедуры сокращения, когда в приказе о сокращении указывает дату исключения сокращаемой штатной единицы из штатного расписания.

Дело в том, что срок уведомления работников о сокращении установлен – не менее чем за 2 месяца. Допустим, работодатель направляет работникам уведомление о прекращении с ними трудовых отношений (так как вакансий нет) 11 июня 2018. То есть данная дата – последний рабочий день работников.

С одной стороны, логично было бы исключить штатную единицу из расписания на следующий день, когда она уже будет свободна. Но с другой стороны, на момент увольнения работника должен быть подтвержден факт, что сокращение действительно производится. Если в момент увольнения штатная единица еще будет в штатном расписании, получается, что в момент увольнения работника сокращение еще не произведено – работник ушел, а штатная единица осталась.

Свою позицию по данному вопросу выразил Роструд еще в 2009 году (Письмо Роструда от 29.07.2009 N 2263-6-1).

В указанном Вами Письме Роструда изложена следующая позиция – приказ о внесении изменений в штатное расписание издается до начала уведомления работников (это может быть день издания приказа о сокращении либо последующие дни, но до начала уведомления работников), а исключение сокращаемых позиций из штатного расписания (вступление в силу приказа) должно произойти в последний день работы работников, то есть в день прекращения трудового договора.

Соответственно, если приказ о сокращении издан, например, 09 апреля, и на следующий же день планируется уведомлять о сокращении работников, то уже 09 апреля рекомендуется издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, чтобы к моменту уведомления приказ о внесении изменений (как основание сокращения) уже был. При этом в силу изменения вступят только в день прекращения трудовых отношений с работниками.

Позиция о том, что днем исключения штатных единиц из расписания должен быть последний день работы работника поддерживается и в судебной практике, в частности, в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа:

ВЫПИСКА:

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 27.04.2017 N Ф04-1201/2017 по делу N А45-11693/2016

Суд кассационной инстанции, поддерживая вывод судов двух инстанций, исходит из положений норм материального права, указанных в судебных актах, и обстоятельств, установленных судами.

Формулируя вывод о целевом использовании денежных средств, направленных на оплату труда лиц, должности которых подлежали сокращению, суды исходили из следующего:

– ТК РФ ставит в зависимость увольнение от фактического сокращения должности, то есть только после фактического сокращения работник может быть уволен;
– прекращение трудового договора на основании пункта 2 части 1 статьи 81 ТК РФ признается правомерным при условии, что действительно произошло сокращение численности или штата работников, а, соответственно, на день увольнения должность сокращаемого лица должна быть исключена из штатного расписания организации;
– новое штатное расписание должно быть введено не позднее дня увольнения работника, который совпадает с последним рабочим днем;
– Администрация в целях соблюдения пункта 2 части 1 статьи 81 ТК РФ соответствующим распоряжениями “О внесении изменений в штатную численность и штатное расписание администрации города Куйбышева Куйбышевского района Новосибирской области” со дня увольнения работников (последний их рабочий день) исключила из штатного расписания занимаемые им должности, что не противоречит вышеуказанным разъяснениям Роструда;
– в данном случае штатное расписание было введено в действие не позднее дня увольнения сотрудников, расходы произведены и должны были быть произведены в соответствии с частью 3 статьи 84.1 ТК РФ на оплату труда сотрудников;
– введение в действие нового штатного расписания в последний рабочий день вышеуказанных работников не меняет существа выплаты и не изменяет целевого назначения использованных на заработную плату денежных средств.

Довод Контрольного управления о том, что производить увольнение необходимо накануне введения в действие нового штатного расписания, был предметом оценки суда апелляционной инстанции, который, отклоняя его, правильно указал на то, что из пункта 4 письма Роструда от 29.07.2009 N 2263-6-1 это не следует, напротив, если согласно пункту 4 вышеуказанного письма новое штатное расписание должно вводиться не позднее того дня, с которого работник подлежит увольнению, то соответственно дата увольнения не должна предшествовать дате введения в действие нового штатного расписания.

 

В своем Постановлении суд ссылается именно на Письмо Роструда. И хотя само по себе Письмо не является нормативным правовым актом, при наличии судебной практики, поддерживающей его, рекомендуем придерживаться данной позиции во избежание споров с контролирующими органами.

Сокращение признается правомерным при условии, что действительно произошло сокращение численности или штата работников. Подтверждением факта действительного сокращения будет являться исключение единицы из штатного расписания на момент увольнения. Об этом говорится в Постановлении суда, и данный вывод не противоречит законодательству.

Учитывая изложенное, рекомендуем работодателям придерживаться позиции, которая получила поддержку Роструда и судебной практики.

Автор:

Журенкова Полина

Старший юрист

Кадровый аутсорсинг: как не ошибиться в выборе?

Одной из самых ярких тенденций нынешнего времени является оптимизация работы с кадровой документацией: кто-то централизует всю работу и выводит в одну точку локации, кто-то автоматизирует ее по максимуму, а кто-то передает на кадровый аутсорсинг. Количество компаний, которые ведут традиционное кадровое делопроизводство, уменьшается с каждым годом.

При аутсорсинге кадрового делопроизводства и кадрового учета очень важно не забывать, что эта сфера за последние годы стала нести для компании значительные риски, и в случае несоблюдения требований к оформлению кадровых документов со стороны аутсорсинговой компании штрафы все равно придется платить компании-работодателю. Поэтому к выбору компании, оказывающей услуги в области кадрового учета, нужно подойти очень основательно, чтобы желание сэкономить не обернулось большими финансовыми и иными проблемами.

Как можно проверить работу сторонней организации, если сама компания не обладает достаточной компетенцией в данной области? Оптимальным решением будет привлечение компании, которая занимается кадровым консалтингом, но сама не занимается кадровым аутсорсингом, чтобы не было прямой заинтересованности «опустить» конкурента. Это даст возможность грамотно прописать требования к компании, которая занимается аутсорсингом кадрового делопроизводства.

Что важно прописать в таком договоре с компанией?

  • Ответственность сторон: за что будет отвечать компания-аутсорсер?
  • Какой перечень документов является обязательным для ведения?
  • Какие требования к ведению данных документов предъявляются?
  • Как должна компания-аутсорсер работать с персональными данными сотрудников компании-заказчика?
  • В течение какого срока кадровые документы должны быть представлены компании-заказчику по его требованию или в случае прихода инспекционной проверки?
  • Входит ли в обязанности компании, которая оказывает услуги кадрового учета, представлять интересы (давать пояснения) при проведении инспекционной проверки?
  • И др.

Штатное расписание как одна из зон риска для работодателя

Пожалуй, нет такой компании, в которой не оформлялось бы штатное расписание (может быть за редким исключением). Ведь данный документ не только предусмотрен действующим законодательством, но и сам по себе играет важную роль при принятии определенных управленческих решений и оформления кадровых процедур. Однако вместе с тем, неправильно составленный документ может послужить и плохую службу для работодателя. Ведь порой, даже при беглом анализе штатного расписания уже можно найти ряд нарушений, за которые работодатель может понести довольно серьезную ответственность (в том числе выраженную в виде штрафа).

Как правило штатное расписание ведется в организации по унифицированной форме (форме Т-3). Данная форма предусматривает указание в документе наименования должностей; количество штанных единиц по указанным должностям; наименования структурных подразделений, в которых числятся работники, занимающие данные должности; указание размеров окладов, тарифных ставок, возможных надбавок, предусмотренных системой оплаты труда. И от того, как правильно работодатель внесет данные в штатное расписание, будет зависеть потенциальный риск привлечения работодателя к ответственности.

Основные риски, связаны с тем, как названы должности в организации и от того, предусматривает ли система оплаты труда работников признаки дискриминационного характера (первоначальную информацию, для ответов на данные вопросы, как раз-таки можно получить из штатного расписания).

Следует помнить, что Трудовой кодекс (статья 57) предусматривает требования к наименованию должности, которое указывается в штатном расписании и как следствие в трудовом договоре с работником. В случае нарушения данного требования, работодатель теоретически, может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной ч.4 ст. 5.27 ТК РФ. Данная статья предусматривает наказание за ненадлежащее оформление трудового договора, а так как обязательным условием любого трудового договора является наименование должности работника, в соответствии с штатным расписанием, изначальное неправильное название должности в штатном расписании может привести к данной административной ответственности. Следует отметить, что ответственность предусмотрена в виде штрафа на должностной лицо, и штрафа на юридическое лицо в размере от 50 до 100 тысяч рублей.

Вторая зона риска связана с наличием признаков дискриминации при установлении работникам размера оклада или тарифной ставки. В штатном расписании нередко встречаются так называемые «вилки» окладов. Таким термином называют ситуацию, когда по одной и той же должности системой оплаты труда предусмотрены различные оклады или разные размеры тарифных ставок. Само по себе это еще может не являться нарушением, однако вопросы к работодателю как у самих работников, так и у инспекционных органов безусловно могут возникнуть. Поэтому крайне важно грамотно указать информацию о составных частях заработной платы по данным должностям, и устранить, по крайней мере очевидные признаки нарушений трудового законодательства в части установления системы оплаты труда и соответственно выплаты работникам заработной платы.

Конечно, существуют и иные особенности, которые необходимо учитывать при составлении данного документа. Например, при указании количества работников, занимающих определенную должность, или при указании количества должностей в определенном структурном подразделении, необходимо обращаться к требованиям законодательства, определяющим нормативную численность работников, выполняющих определенную работу. Нельзя сказать, что данный вопрос несет в себе такую же потенциальную опасность, как и вышеуказанные факторы, однако негативные последствия для всей компании в целом, при несоблюдении данных требований, безусловно, также могут возникнуть.

Учитывая вышеизложенное, крайне важно в самом начале не только подумать над формой штатного расписания, которое будет впоследствии использоваться в организации, но и проконтролировать, чтобы информация, включенная в данный документ, не явилась основанием для привлечения работодателя к какой – либо ответственности.

Автор:

Южалин Александр

Юрист – Партнер Группы компаний Валентины Митрофановой

Кадровое делопроизводство: как ресурс для оптимизации

Ведение кадрового делопроизводства в большинстве компаний сегодня это  значительно превышающий требования законодательства объем кадровых документов. К старым документам, которые кадровые специалисты вели ее при существовании КЗоТ, добавились новые документы, требуемые Трудовым кодексом и внутри корпоративными регламентами и отчетностью и, к сожалению, мало в какой компании служба кадров  провела инвентаризацию всего этого объема кадровых документов, оставив только необходимое. В подавляющем большинстве случаев, надо признать, кадровое делопроизводство ведется скорее по сложившемуся обычаю и практике, чем по разумной бизнес-логике. К сожалению, и услуги кадрового делопроизводства, предлагаемые на рынке строятся по тому же принципу.

Именно поэтому то, что автоматизация в HR непосредственно затронет систему ведения кадровых документов никто и не сомневается, так как тут лежи огромный ресурс возможностей для оптимизации и автоматизации.  Компании, которые пробуют автоматизировать этот процесс по факту от технологии «человек-бумага-человек», переходят к технологии «человек – IT система», то есть фактически к кадровому делопроизводству онлайн.

Так что же можно оптимизировать в ведение кадрового делопроизводства? Многое.

Для начала разделите все документы, которые ведутся в Вашей организации на обязательные (те, что напрямую  требуются законодательством» и необязательные (те, что не предусмотрены действующим законодательством). И эта работа, даст Вам большое поле для размышления. То, что Вы поместите в разряд «необязательных» и будет Вашим основным ресурсом для оптимизации кадрового делопроизводства.

Мы готовы оказать Вам помощь в этой работе в виду услуги по оптимизации кадрового делопроизводства. Если Вы пришлете нам свое разделение на обязательное и необязательное (с указанием по первой категории требований нормативных актов), то мы дадим Вам обратную связь в части корректности проведенной Вами работы.

Не забывайте, что излишнее ведение кадровых документов съедает у Вас значительный ресурс трудозатрат, которые Вы могли бы направить на более важные и продуктивные задачи.

Автор: Митрофанова Валентина
Управляющий партнер
ООО Компания “Митрофанова и партнеры”

Можно ли применять в кадрах электронный документооборот?

В целях оптимизации документации, в том числе и кадровой документации работодатели частично применяют электронный документооборот, что не всегда находит понимание со стороны проверяющих органов, так как электронный документооборот сейчас законодательно не легализован.

 

В настоящее время легально он может осуществляться:

–  в случаях, прямо определенных законом;

– в случаях, когда документы, используемые в электронном документообороте, не являются обязательными по закону.

 

Ведение кадровых документов в большинстве своем учитывая требования трудового законодательства должно осуществляться на бумажных носителях, так как ко многим установлены требования, чтобы работники были ознакомлены с документами «письменно» либо «под подпись». Исключение составляют дистанционные работники, для которых электронный документооборот –  это порядок, определенный Трудовым кодексом РФ.

 

Практически все обязательные документы содержат требование о наличии на них подписи, либо ознакомлении с ними, что также влечет проставление собственноручной подписи.

 

Статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (выписка приведена ниже) предусматривает, что можно приравнять документ, который подписан электронной цифровой подписью к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.  

 

Для ведения кадровых документов, к сожалению действующие федеральные законы не предусматривают такой возможности, включая Трудовой кодекс РФ, исключение, как уже было сказано выше, составляют только дистанционные работники.

 

Поэтому все обязательные документы по закону на которых должна быть подпись должны вестись в бумажном виде.

 

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”

 

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью (извлечение)

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

 

 

А вот если речь идет о необязательных по закону документах, (например, приказ о предоставлении ежегодного отпуска или переводе) которые обычно работодатели используют, то они могут вестись в электронном виде, так как за их некорректное ведение санкций законодательно не предусмотрено.  Однако, такие документы, в случае возможного трудового конфликта вряд ли смогут иметь юридическую силу.

 

При проведении инспекционных проверок и выявлении несоответствия ведения документов в электронном виде, которые должны вестись на бумажных носителях к работодателю применяются соответствующие санкции, определенные статьей 5.27 частью первой. Выписка приведена ниже.

 

КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ

 

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (извлечение)

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

 

 

Мы недалеки от оптимизации кадровой документации с переходом на электронный формат, уже есть ряд законопроектов на этот счет, однако взвешивая все «за» и «против» лучше пока все-таки вести документы на бумажных носителях, до официальных изменений.

Автор:

Финатова Мария

Юрист-партнер

Оптимизация кадрового делопроизводства

В процессе трудовой деятельности специалиста отдела кадров создается множество различных документов, которые не только нужно верно оформить, но еще и найти время на заполнение и подпись у уполномоченного лица. И даже если все верно и вовремя оформлено, законодательство обязывает работодателя хранить документы в течение продолжительного периода времени. Если работников в организации достаточно много, оформление кадровых документов и их хранение создает много трудозатрат. К тому же, чем больше оформляется документов, тем больше вероятность допустить ошибку при их оформлении.

Как же упростить и систематизировать работу с кадрами, чтобы сэкономить финансовые и трудовые ресурсы?

Ответ на самом деле простой – убрать все лишнее. На практике в компаниях оформляется множество документов, которые не обязательны по закону. Некоторые кадровики даже не догадываются, что немалую часть документов, которые они заполняют на каждого работника, можно просто не оформлять. Но если внимательно изучить требования закона, мы увидим, что некоторые документы вовсе не обязательны.

Как Вы думаете, какие из нижеперечисленных документов не обязательны?

  • приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • приказ о переводе работника на другую должность;
  • журнал регистрации трудовых договоров;
  • заявление о приеме на работу;
  • заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (по графику);

журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и работников, прибывших в организацию, в которую они командированы;

личное дело работника.

На самом деле, ни один из указанных документов не является обязательным. И это лишь пример. На практике документов, оформление которых необязательно по закону, но оформляется постоянно, может быть гораздо больше.

Каждый работодатель, проанализировав ситуацию в своей компании, сможет составить подобный список. Исключив их из оборота, у специалиста появится время на другие, более важные и действительно обязательные документы и процедуры.

Конечно, многие оформляют данные документы зная, что делать это необязательно. Это может быть нужно для внутреннего удобства, взаимодействия между подразделениями. Но выявить документы, которые не несут практической пользы, все же можно.

Также можно сократить объем документов при производстве процедур. Например, при привлечении работника к работе в выходной день, предусмотреть отметку работника о согласии в самом уведомлении, чтобы не получать согласие отдельным документом.

То же можно сделать при уведомлении работника о сокращении численности. При сокращении работнику необходимо предложить имеющиеся вакансии. Их можно предложить сразу в уведомлении о сокращении и предусмотреть графу, где работник сможет выбрать одну из предложенных вакансий, а уведомление вернет работодателю.

При приеме на работу у соискателя часто запрашиваются документы, которые впоследствии не несут никакой практической пользы, но при этом, получив их от работника, работодателю приходится их хранить. Если запрашивать только действительно необходимые документы, не просить соискателей заполнять разные анкеты, тесты и т.д., содержащие множество лишних сведений, то удастся значительно сократить объем архивных документов.

Исключив лишнее, можно задуматься над тем, какие документы вести нужно, но можно исключить из бумажного документооборота (вести в электронном виде).

В электронном виде можно вести все те документы, которые компания «придумала» сама. То есть те, формы которых разработал и использует сам работодатель для внутреннего удобства, но по закону их оформлять в принципе не обязательно. Это могут быть различные служебные записки, заявления, объяснения.

Для оптимизации важно также не только сократить объем документов, но и заполнять их без нарушений. Так как уровень знаний работников обычно разный, для предотвращения ошибок, работодатель может принять локальный акт, который будет содержать инструкцию заполнения тех или иных документов, образцы заполнения данных документов, а также процедуры, которые необходимо соблюдать работникам отдела кадров. Четкие и развернутые указания с последовательностью какие действия производить и каким образом заполнять документы, могут предотвратить возникновение нарушений и, соответственно, помогут избежать административной ответственности в случае проверки.

Если в организации ведутся только нужные документы, а заполнение их происходит в соответствии с законом, экономятся трудозатраты работников и денежные средства работодателя.

Не стоит также забывать и о сроках хранения документов. В некоторых случаях они довольно продолжительные – могут достигать 75 лет, а некоторые документы хранятся постоянно. Но есть и те, срок хранения которых не так велик.

Например, график отпусков. Если сейчас в своей организации Вы поищите график отпусков на 2016 год, большинство из Вас его найдет спокойно хранящимся в папке. В то время как срок хранения графика отпусков – 1 год. И, принимая во внимание, что данный срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, можно прийти к выводу, что график отпусков на 2016 год к настоящему времени должен был быть уже уничтожен.

Так как сам порядок уничтожения законодательством прямо не регламентирован, работодатель вправе определить его самостоятельно. Например, самый распространенный способ – создать комиссию из работников организации, в их присутствии уничтожить документ, составить акт об уничтожении, который будет подписан всеми членами комиссии.

Следите за сроками хранения документов, уничтожайте их вовремя и объем хранящейся в организации документации не будет создавать неудобств.

Конечно, исходя из специфики работы, каждый работодатель может дополнительно выявить индивидуальные способы оптимизировать кадровый документооборот. Любые способы, направленные на сокращение документооборота и уменьшение «технической» работы, будут полезны. Главное в этом – предварительный тщательный аудит ситуации и выявление «лишних действий».

Автор:
Журенкова Полина
Ведущий юрист департамента трудового права

Как самостоятельно провести аудит кадровых документов

Аудит кадровых документов может быть как инструментом самоконтроля для работодателя, так и подготовкой к проверке Инспекцией труда. В любом случае, решив проверить кадровые документы, лучше начать с тех, что несут наибольшие риски.

В сфере кадрового делопроизводства ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Основные составы в ней, несущие риски – это нарушения при оформлении трудового договора и нарушения в сфере оплаты труда.

При проведении аудита, выявляя спорный момент, задавайте себе вопрос – какую норму законодательства мы нарушаем? Именно по такой логике действует инспектор труда. Он вправе привлечь к ответственности только за прямое нарушение нормы закона.

На какие же конкретно моменты нужно обратить внимание при проверке?

В трудовом договоре: статьей 57 Трудового кодекса РФ установлены условия, которые обязательно должны быть в трудовом договоре. Нужно проверить, чтобы все эти условия были указаны в договоре. Также обязательно наличие в трудовом договоре дат выплаты заработной платы (требование статьи 136 Трудового кодекса РФ), а также нормы смывающих и обезвреживающих средств (пункт 9 Приказа Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н).

В сфере оплаты труда: дата выплаты заработной платы должна совпадать с той, что закреплена в Правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре работника; проверить в полном ли объеме выплачивается заработная плата, а также не нарушены ли сроки выплаты «отпускных» (не менее, чем за 3 дня до начала отпуска), оплаты листка нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком (назначение в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с необходимыми документами, выплата в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы).

Остальные нарушения попадают под часть первую статьи 5.27 КоАП. Их также лучше не допускать, но размер ответственности за них значительно меньше – до 50 тысяч рублей на юридическое лицо в совокупности за все найденные инспектором правонарушения. Поэтому, в первую очередь, особенно, если времени не так много и инспектор уже «на пороге», стоит провести аудит по наиболее «дорогим» нарушениям и только потом приниматься за устранение нарушений в трудовых книжках, личных карточках работников по форме Т-2 и т.д.